Muitos empreendedores acreditam que a TI em pequenas empresas é dispensável. Na verdade, esse é um grande erro, que pode custar a vantagem competitividade e até mesmo o crescimento empresarial. Sabe por que isso acontece? A resposta é simples: a tecnologia automatiza e traz mais eficiência aos processos.
É dessa maneira que a pequena empresa consegue enfrentar seus principais desafios. Afinal, o maior obstáculo é haver muitos planos, mas poucos recursos e estrutura para viabilizar o que é necessário. O resultado é a sobrecarga de demanda, planilhas ineficientes e relatórios complexos e que geram más interpretações.
Para mudar esse cenário é preciso investir em TI. Esse é o elemento estratégico que impacta o trabalho de equipes reduzidas e traz benefícios para o seu negócio. Neste post, vamos abordar melhor esse assunto e apresentar os benefícios conquistados por essa atitude.
Então, vamos lá?
A relevância da TI em pequenas empresas
Uma situação muito comum nos pequenos empreendimentos é ver a TI sendo utilizada somente como suporte às operações. O que não se percebe é que essa é uma visão limitante, que prejudica os resultados e o trabalho realizado pelos colaboradores.
Na realidade, o investimento em tecnologia é crucial para viabilizar as estratégias empresariais. Esse aspecto deve participar de todos os processos executados, por exemplo, sendo um repositório para documentação, controlando os acessos e gerando relatórios confiáveis que vão subsidiar as tomadas de decisão.
Além disso, a TI tem a responsabilidade de manter os sistemas disponíveis, já que a perda ou a indisponibilidade dos dados pode prejudicar as operações e até mesmo fazer o negócio parar. Devido a todas essas características fica evidente que o trabalho desse setor deve ser proativo, em vez de apenas “apagar incêndios”.
Quando se atua em prol da eficiência se consegue reduzir a probabilidade de sofrer impactos financeiros e danos à reputação da organização. Outras vantagens obtidas são:
Automação de tarefas
As atividades operacionais devem ser automatizadas para evitar que a equipe tenha muito retrabalho e sobrecarga de tarefas e deixe de lado as questões estratégicas. O foco precisa ser sempre voltado ao aumento da produtividade, porque esse é um dos passos necessários para que a sua empresa tenha um diferencial competitivo e consiga se destacar.
E se engana quem pensa que a automação implica custos elevados. Pelo contrário, a informatização das atividades resulta em mais controle e organização, ao mesmo tempo que reduz os gastos empresariais. No entanto, tenha em mente que essa proposta vai além de usar um sistema e implementá-lo no seu empreendimento.
É preciso facilitar o cotidiano operacional e levar a uma melhor tomada de decisão, porque é assim que se aumenta a inteligência do negócio e há o acesso a mais oportunidades. Assim, você consegue visualizar mais rapidamente os resultados obtidos e identificar a necessidade de ajustes, por exemplo, no atendimento aos clientes, porque o pós-venda está fraco.
Redução do trabalho com burocracias
Esse tipo de atividade faz a equipe perder muito tempo — o que interfere nos resultados alcançados. Essa vantagem é derivada da automação de atividades, já que as tarefas operacionais são realizadas pelo próprio sistema e a equipe pode se direcionar para questões estratégicas.
Um exemplo são os sistemas de telefonia que fazem a confirmação de compra com os clientes, por exemplo. Em vez de um colaborador ter que ligar para cada um deles para verificar a aquisição, o próprio software faz isso e atualiza a informação automaticamente.
Possibilidade de maior atuação estratégica da equipe
A tecnologia permite que os times tenham uma atuação mais relevante e se dediquem menos ao operacional. Na prática, isso significa que as atividades cotidianas e métodos a serem utilizados são mais bem planejados e as decisões são tomadas com mais precisão.
Tenha em mente que TI não é custo, mas sim investimento. A partir do momento que a tecnologia é implementada há maior acesso a dados, que ao serem interpretados, transformam-se em informações. Por sua vez, elas embasam as tomadas de decisão, que impactam os resultados em médio e longo prazos.
Criação de um diferencial competitivo
Sua empresa pode ultrapassar os grandes players do mercado ao investir em tecnologia. Esse é o ponto-chave para o sucesso de pequenas empresas, que conseguem expandir suas atividades e participação de mercado ao colocar a TI como centro de seu negócio.
Essa também é uma forma de incentivar a inovação, seja por meio do lançamento de novos produtos, seja pela criação de maneiras diferenciadas — e mais simples — de fazer alguma atividade. Perceba que essa é uma questão cultural da organização e impacta diretamente os resultados alcançados.
Tenha em mente que as pequenas empresas têm uma vantagem em relação a concorrentes maiores: seu porte oferece mais agilidade na implantação de sistemas. Também se torna mais simples a possibilidade de mudar as estratégias comerciais para manter ou até elevar a competitividade organizacional.
O único cuidado necessário é com a análise do custo-benefício, porque os recursos são limitados. Por exemplo: ao usar um sistema de ramal móvel você traz mais dinamismo ao negócio, porque o celular pode ser utilizado como telefone IP, o que evita a perda de oportunidades e garante que todos os clientes sejam atendidos.
Implantação de um novo padrão produtivo
A tecnologia possibilita adequar os processos executados, os fluxos de trabalho e dos produtos gerados para ser mais ajustado ao padrão produtivo necessário, que se torna ágil, automatizado e confiável. Perceba que essa é uma forma de atender às demandas dos consumidores, que têm um novo comportamento e apresentam uma capacidade crítica maior.
Assim, a sua empresa consegue atender os clientes em menos tempo e garante que suas necessidades e desejos sejam assegurados com mais facilidade. Nesse cenário a TI também oferece uma grande ajuda ao permitir o gerenciamento de uma quantidade elevada de dados. Com a coleta e interpretação das informações é possível conhecer o mercado consumidor e cumprir as solicitações.
Ao longo deste post você viu que a TI em pequenas empresas é um fator estratégico e que faz a diferença nos resultados obtidos. É fundamental apostar nessa iniciativa e assegurar que a sua empresa tenha a possibilidade de melhorar seus indicadores ao mesmo tempo que mantém os custos reduzidos.
