As ligações telefônicas são, muitas vezes, a principal forma de contato com clientes e fornecedores. Por isso, o sistema PABX (Private Automatic Branch Exchange) é a ferramenta certa para aumentar a disponibilidade das linhas telefônicas e atender melhor os consumidores.
Ele pode ser utilizado em diversos setores como: redes hoteleiras, instituições de ensino, hospitais e condomínios empresariais. Continue a leitura do post e confira todas as vantagens dessa tecnologia!
Afinal, o que é o sistema PABX?
Essa é uma ferramenta que interliga os telefones de um condomínio, hospital ou empresa. Essa solução oferece uma melhor qualidade no som das ligações, por isso é indicada para ambientes comerciais. O sistema PABX integra os telefones da empresa, cria uma rede de ramais e dá mais agilidade à comunicação entre os colaboradores.
A infraestrutura centraliza a comunicação telefônica e permite a troca de informações com ramais internos ou ligações externas. A ferramenta possibilita a comunicação por meio de computadores, telefones, tablets e smartphones. O modelo VoIP (IP) é o mais moderno e completo. Ele utiliza a rede de internet para as transmissões e faz a identificação dos dados por meio do endereço IP. A solução ainda oferece inúmeros recursos aos usuários e permite o gerenciamento do telefone.
Quais são as vantagens dessa tecnologia?
Essa solução pode trazer benefícios para pequenas, médias e grandes empresas. Confira os principais motivos para implementar esse sistema:
1. Redução de custos
O sistema PABX permite que a companhia utilize uma única linha de telefone para realizar a comunicação. Ele possibilita a interligação dos sistemas de comunicação e a execução de chamadas em diversas localidades, muitas vezes, gratuitas. Além disso, a solução permite chamadas de longa distância com tarifa reduzida, visto que utiliza a rede IP para fazer a transmissão.
Essa infraestrutura também demanda de pouca manutenção, o que contribui para reduzir os gastos da empresa. Vale ressaltar que a implementação do sistema é simplificada, o que diminui os custos para a empresa e aumenta a convergência da rede.
Esse recurso permite o monitoramento do uso dos ramais. Um hotel, por exemplo, pode ter uma redução significativa na conta telefônica ao controlar os gastos dos setores administrativos e lançar as despesas das ligações dos hóspedes direto no sistema.
2. Unificação da comunicação e aumento da produtividade
O sistema PABX possibilita que a empresa unifique seus ramais. Dessa forma, não é necessário alterar o número de telefone dos colaboradores, mesmo que eles atuem em diferentes departamentos. Com isso, os usuários conseguem se adaptar com facilidade à ferramenta, uma vez que não precisam decorar novos números a cada mudança de setor.
A solução ainda permite o aumento da produtividade, uma vez que todos os colaboradores podem ficar conectados ao sistema. Para isso, basta possuir um aparelho (tablet ou smartphone, por exemplo) com conexão à internet.
Então, imagine como a ferramenta pode facilitar os processos em um hotel! Por exemplo: em vez de o gerente precisa saber em qual quarto uma camareira está, basta fazer uma ligação para o seu smartphone utilizando a solução. Como consequência, os problemas são resolvidos mais rapidamente.
3. Maior disponibilidade das linhas telefônicas
A solução permite integrar os ramais telefônicos em uma rede de dados. Isso facilita na hora de detectar problemas, corrigi-los e administrar o sistema como um todo. Com isso, há muito mais rapidez no processo e são reduzidos os prejuízos causados pela indisponibilidade de linhas telefônicas.
O sistema PABX também possibilita que sejam removidos ramais quando é realizado algum reparo. Vale ressaltar que ao compreender o status do sistema telefônico e analisar o painel de gerenciamento na web, o gestor reduz o tempo investido na administração do recurso. Ademais, o gerente de TI consegue fazer a manutenção da rede de qualquer lugar com acesso à internet, o que reduz significativamente o tempo entre o chamado para corrigir o problema e a resposta.
4. Mais qualidade e agilidade no atendimento ao cliente
A solução proporciona mais agilidade no atendimento ao consumidor e evita que as linhas fiquem ocupadas, uma vez que possibilita a realização de 400 chamadas simultâneas. Dessa maneira, a resposta a um questionamento é fornecida de maneira rápida e eficaz. Somado a isso, é possível adotar um sistema de gravação personalizada. Assim, o cliente escolhe o setor que deseja conversar, sendo direcionado imediatamente para ele.
Outro exemplo da qualidade que o sistema PABX pode oferecer está na rede hoteleira. Imagine um estabelecimento que está localizado em uma área turística, que recebe visitantes da Argentina, Estados Unidos e Europa. A solução facilita a comunicação entre o hotel e seus hóspedes ao disponibilizar áudio em diversos idiomas como inglês, espanhol, alemão e francês.
5. Realização de conferências em grupo
Essa tecnologia também proporciona mais agilidade na comunicação entre membros de uma rede hospitalar ou hoteleira, por exemplo. Isso porque ela possui recursos que permitem a realização de conferências com a participação de até 32 pessoas.
6. Localização de pessoas pelo sistema PABX
As ferramentas mais modernas permitem fazer a localização ou o chamado de pessoas ao utilizar um broadcast de voz reproduzido em um alto-falante ou software. Sendo assim, ela pode ser uma excelente opção para um hospital.
Para exemplificar a sua funcionalidade imagine o seguinte: um hospital de grande porte, com inúmeros funcionários, precisa encontrar um anestesista para auxiliar em um processo cirúrgico de emergência. Como achá-lo em meio a tantas pessoas? O recurso de voz dá mais agilidade a esse chamado e permite a indicação da localização do paciente.
7. Mais segurança com a gravação de conversas
A sua instituição de ensino ou comércio precisa gravar as conversas telefônicas com clientes ou fornecedores? Um sistema PABX moderno possibilita a gravação de conversas e envio do áudio para o e-mail. Como consequência, o seu estabelecimento transmitirá muito mais confiabilidade para os envolvidos e praticidade para o dia a dia.
