Um fato que não se pode negar é que hoje a área de tecnologia desempenha um papel estratégico dentro das organizações. Por isso, ela precisa de uma gestão bem delineada, que estabeleça um planejamento de TI viável, ousado e capaz de estabelecer verdadeiros diferenciais competitivos.
Quer saber como fazer este planejamento e quais são os pontos que não podem faltar neste documento? Então acompanhe o post!
O que não pode faltar no seu planejamento de TI?
Para que o seu planejamento consiga dar um rumo estratégico ao setor de TI e não se transforme em mais um documento na gaveta (ou no sistema), preparamos uma checklist imperdível. Confira:
Previsão da demanda
Nenhuma solução é perfeita a menos que ela seja adequada à demanda do negócio. É preciso investir e direcionar as ações de modo que elas sejam plenamente capazes de viabilizar as operações da empresa.
Por isso, o gestor de TI não pode entender apenas de sua área. Ele precisa conhecer o funcionamento de cada departamento da companhia, quais são suas principais atividades e necessidades.
Também é fundamental que ele esteja em contato permanente com gestores e colaboradores de outros setores, além de se manter de olho no que acontece em um cenário mais amplo — o mercado.
Isso vai permitir que ele tenha dados suficientes para fazer uma previsão de demanda exata e planejar os recursos necessários para atender às necessidades na medida certa, sem escassez e nem exageros.
Diagnóstico do negócio
Este é o ponto de partida para um bom planejamento. O gestor deve analisar o ambiente interno, os pontos fortes do TI nesse negócio e, principalmente, identificar os pontos fracos que precisam de correção.
Também é preciso avaliar o cenário externo: de que forma os concorrentes têm utilizado o TI para alcançar diferenciais competitivos. A empresa deve criar mecanismos para não ficar atrás de outras que disputam o mesmo público, sob o risco de perder mercado.
Objetivos a curto e longo prazo
Após o diagnóstico, a equipe precisa estabelecer os objetivos a curto, médio e longo prazo. É válido lembrar que objetivos mais abrangentes e estratégicos só são viáveis quando transformados em metas imediatas que permitem chegar progressivamente ao resultado desejado.
Também é importante determinar prazos. Por isso, esses objetivos e metas precisam ser organizados em um cronograma que estabeleça quando cada ação deve acontecer, desde que o período seja coerente com a realidade e os recursos oferecidos.
Esta noção de prazo contribui para manter a equipe focada e produtiva, além de evitar que certos objetivos se arrastem por um período indefinido e caiam no esquecimento, transformando o plano em um documento sem sentido.
Soluções a serem implementadas
A compreensão das demandas, os objetivos estabelecidos e o diagnóstico da empresa são essenciais para decidir quais são as soluções que devem ser implementadas e em que ordem isso deve acontecer.
Deve haver uma escala de prioridades que estabeleça o que é urgente e o que é importante. Ela deve levar em conta o impacto das medidas nas operações e lucros da companhia, além da inovação necessária à manutenção no mercado.
Portanto, o planejamento precisa garantir que o TI disponibilize a tecnologia necessária para solucionar os problemas do presente ao mesmo tempo que prepara a organização para uma performance melhor e mais competitiva em um futuro próximo.
É fundamental que o gestor de TI se sente com os líderes de outros departamentos para avaliar as necessidades da companhia e como as soluções podem contribuir para a estratégia do negócio.
Apenas depois disso a equipe pode decidir quais são as prioridades: aprimorar ferramentas de telefonia, desenvolver ou implementar um novo sistema, investir em equipamentos ou migrar a infraestrutura para a nuvem, automatizar determinados processos — essas decisões dependem das necessidades do negócio.
KPIs para acompanhamento
Não basta implementar soluções. É essencial medir os resultados obtidos, analisá-los criticamente e utilizá-los para pensar em mudanças que promovam uma melhoria contínua.
A noção de sucesso não pode ser baseada apenas na percepção ou na ideia de que um investimento traz, invariavelmente, uma melhoria. É preciso analisar números para chegar a essa conclusão.
Não é suficiente, por exemplo, trocar o sistema de help desk. A empresa precisa de se assegurar de que este novo recurso está reduzindo o tempo de espera, acelerando a solução de tickets e promovendo a satisfação do usuário.
Como avaliar esse resultado? Por meio de indicadores. É por isso que eles precisam ser estabelecidos desde o planejamento, mostrando quais serão os critérios utilizados para avaliar as iniciativas e alcançar o patamar de qualidade desejado.
Alocação de recursos
Este é o item que determina a viabilidade de todo o planejamento. Ele deve definir o que será colocado à disposição da equipe para todas as ações previstas.
Aquisição ou desenvolvimento de soluções, infraestrutura, contratação de um outsourcing de TI, políticas de prevenção de desastres e segurança da informação, investimento em inovação — todas as iniciativas precisam se encaixar no orçamento.
E não se trata apenas de uma distribuição eficiente de recursos financeiros. Não se deve esquecer que a viabilidade de um projeto depende também da disponibilidade de recursos humanos.
Aliás, esse é um aspecto que também merece extrema atenção no planejamento. Se ele contiver uma lista de ações e nenhum responsável por cada um dos itens, a chance de eles nunca saírem do papel são enormes.
Estabeleça já no planejamento as atribuições de cada membro da equipe. Defina os gestores e executores de cada projeto ou atividade. Isso não significa que um membro do time não possa socorrer outro em caso de necessidade, mas que a responsabilidade é de um membro específico — seja para realizar ou pedir ajuda.
Estratégia de implementação
De nada adianta fazer um planejamento fantástico se a empresa é um ambiente hostil a essas iniciativas. Isso não significa que o TI deva se acomodar, mas que deve criar uma estratégia para obter aceitação e engajamento de outros setores.
Vale a pena apostar na comunicação interna e na integração com outros setores. Aproximem-se dos outros gestores e colaboradores para descobrir como o TI pode facilitar suas operações, implementem mudanças e façam propaganda dos resultados.
Isso fará com que o time deixe de ser visto como um centro de custos — o que infelizmente ainda acontece em muitas organizações — e conquiste uma imagem compatível com o papel estratégico que realmente desempenha.
Esta preparação do terreno é essencial para conquistar apoio e conseguir implantar mudanças significativas. Dessa forma, o TI contribuirá para aumentar a produtividade da companhia como um todo, gerar resultados positivos e colocá-la em evidência no mercado.
