É sabido que a otimização de custos é fundamental em qualquer empresa. Afinal, a natureza do ciclo econômico dos negócios afeta negativamente como as organizações planejam e gerenciam suas atividades, recursos e capacidades. Muitas vezes, as empresas lutam para prever e se preparar para desacelerações econômicas porque elas tendem a supor que a fase de pico do ciclo irá continuar. Isto é especialmente verdade durante épocas de incertezas econômicas. Estas, são definidas pelo período entre um pico e uma desaceleração. Ou seja, quando as condições econômicas se tornam menos claras e parecem estar à beira de declinar.
Portanto, as organizações que não reconhecem e se preparam para a incerteza são forçadas a reduzir custos ad hoc. Afinal, a desaceleração afeta negativamente os negócios. Além disso, a falta de preparo pode ter graves consequências para uma empresa, tanto a curto prazo quanto a longo prazo. No curto prazo, decisões de baixa qualidade sobre como superar o declínio podem ter sérias consequências. Já no longo prazo, a produtividade reduzida, quedas de participação de mercado ou escassez de competências e habilidades pode pesar para a empresa.
A fim de evitar essa situação, os líderes de auditoria devem antecipar a incerteza o mais precisamente possível. Além disso, os líderes de auditoria devem implementar iniciativas de otimização de custos que conduzam à eficiência a curto prazo para superar uma desaceleração o mais rápido possível.
Contudo, infelizmente, os líderes de auditoria lutam para orientar a função em tempos incertos por causa de dois desafios que suas equipes devem superar.
Desafios para os líderes de auditoria
#1
O primeiro é o fracasso ao usar indicadores baseados em dados para antecipar uma desaceleração potencial. Afinal, vários avisos antecipados de indicadores estão disponíveis nas empresas e entre os setores. Contudo, a maioria dos líderes não os alavancam efetivamente para alinhar o planejamento da atividade com as fases do ciclo econômico dos negócios. Portanto, eles não realocam recursos e capacidade de investimentos em de forma efetiva.
O estudo “Actions for Effectively Planning Your Cost Optimization Initiative”, do Gartner, identificou duas razões para isso:
- Em muitos casos, as funções de auditoria não têm acesso a dados abrangentes, especialmente de outras funções de garantia, como finanças, legal e conformidade de risco.
- As funções de auditoria não estabeleceram ativamente relações de trabalho contínuas com partes interessadas da empresa para conduzir a análise e interpretação dos dados econômicos.
#2
O segundo desafio é mudar a mentalidade de gerentes e funcionários, tal como suas abordagens para trabalhar no contexto de uma desaceleração iminente. Ou seja, para responder efetivamente a um declínio nos negócios e ajudar a empresa a voltar ao crescimento, as organizações devem superar o problema do “momento mental”. Em outras palavras, eles devem convencer gerentes e funcionários – especialmente durante incertos tempos econômicos – da necessidade de mudar a maneira como o valor é criado.
Entretanto, esse problema do momento mental é um viés cognitivo e social fundamental, enraizado na natureza humana. Trata-se, então, de uma forma de inércia psicológica que dificulta a capacidade de gerentes e funcionários de tomarem as decisões corretas à medida que o ciclo de negócios passa do crescimento para o pico, à recessão para calha e tudo de novo.
Quatro ações para efetivamente planejar sua otimização de custos
Para superar esses desafios e planejar e implementar com êxito a otimização de custos, os líderes de auditoria devem:
- Monitorar continuamente os indicadores econômicos para identificar mudanças no ciclo de negócios.
- Aumentar a conscientização da equipe de auditoria sobre condições econômicas incertas.
- Estabelecer transparência de todos os fatores de custo funcionais.
- Desenvolver um plano robusto para implementar efetivamente iniciativas de otimização de custos.
Monitorar e analisar indicadores de mudança
As funções de auditoria podem planejar melhor a incerteza econômica, monitorando o alerta precoce de indicadores de várias fontes de dados internas e externas. Quanto mais esses indicadores forem apoiados por dados agregados de diferentes funções organizacionais, mais precisa será a previsão de um declínio econômico.
Entretanto, os líderes de auditoria não devem apenas observar seus indicadores específicos de função. Eles devem cooperar com outros líderes empresariais para estabelecer um painel multifuncional que pode prever períodos de incerteza econômica com a maior precisão possível. Para atingir esse objetivo, líderes de auditoria e outros empresários devem criar um grupo de trabalho multifuncional. O intuito é concordar regularmente com indicadores funcionais para ficar à frente dos desenvolvimentos econômicos
Aumentar a conscientização da equipe de auditoria sobre condições de incertezas econômicas
Para garantir que a função de auditoria esteja bem posicionada para responder efetivamente a uma desaceleração, funcionários e gerentes devem começar a ajustar como pensam e trabalham. Ou seja, devem aproveitar tempos de incertezas econômicas para preparar uma série de medidas de otimização de custos. Portanto, os líderes de auditoria precisam apoiar seus funcionários e ajudá-los a superar o “momento mental” descrito anteriormente. Além disso, eles devem se comunicar com seus gerentes e funcionários com precisão e transparência a fim de compartilhar os resultados do painel multifuncional. Afinal, assim poderão informar sua equipe sobre uma possível desaceleração o mais cedo possível.
Não obstante, devem fornecer ferramentas e recursos para ajudar os gerentes a entender as próximas mudança. Ou seja, os líderes de auditoria também devem ajudar os gerentes, facilitando conversas sobre essas informações com suas respectivas equipes.
Estabelecer transparência de todos os fatores de custo funcionais
Juntamente com a equipe, os líderes de auditoria podem equipar suas funções para se prepararem para navegar a maré mantendo uma visão geral de todos os investimentos de curto e longo prazo.
Ou seja, durante todas as fases do ciclo econômico dos negócios, as funções de auditoria devem regularmente avaliar fatores de custo funcionais com relação externa e interna de dados disponíveis. Isso, para reunir as informações necessárias e permitir decisões sólidas sobre oportunidades de otimização de custos. Para identificar ainda mais oportunidades de otimização de custos entre as funções, os líderes de auditoria devem incentivar outros líderes de negócios a avaliarem os fatores de custo em suas respectivas funções e torná-los alvos de novos acordos de auditoria.
Desenvolva um plano de ação
Os líderes de auditoria devem identificar e concordar com possíveis iniciativas de otimização de custos antes da empresa entrar em desaceleração. Afinal, somente assim poderão agir rapidamente quando necessário. Em geral, as medidas de otimização de custos se enquadram em pelo menos uma das seguintes categorias principais:
- Implementação de atividades dedicadas diretamente voltadas à economia imediata de custos.
- Repriorização dos serviços atuais em toda a função.
- Realocação de capacidades atuais em toda a função para gerar otimização de custos de curto prazo, enquanto responde pelo crescimento a longo prazo.
Três etapas para estabelecer uma cultura de desenvolvimento sustentável e contínuo de otimização de custos
- Identifique possíveis áreas para otimização dos custos de auditoria. Reúna feedback sobre o desempenho da função de auditoria dentro e fora da área, e compare-o entre os pares e a lista das principais áreas para otimização de custos.
- Identifique e priorize iniciativas de otimização de custos de auditoria. Revise as áreas prioritárias e avalie as iniciativas correspondentes sob vários critérios, como previsão financeira, benefícios, impacto nos negócios, investimento necessário, tempo e trabalho envolvido.
- Crie e comunique um roteiro de otimização de custos da auditoria. Apresente esse roteiro ao comitê de auditoria e incorpore seus comentários para garantir a adesão para fins de implementação. Feito isso, comunique o roteiro aprovado para as partes interessadas relevantes, como líderes de negócios da funções legais, de conformidade e risco.
Roadmap: otimização de custos da auditoria
1.Compare gastos e eficiência
- Compare seu orçamento, pessoal e produtividade com pares da indústria e da receita.
- Avalie a maturidade da função para identificar oportunidades de melhoria.
- Identifique áreas-chave para melhoria operacional e casos de uso da tecnologia para aumentar a eficiência.
2. Identifique e priorize oportunidades
- Revise os níveis e locais atuais e / ou planejados de pessoal, uso de co-sourcing, atualizações tecnológicas, cobertura de riscos, opções e investimentos em treinamento.
- Considere oportunidades para reduzir custos confiando em outros grupos de garantia para cobrir certas áreas de risco.
- Use auditores convidados internos para pequenas e médias empresas, alavanque a tecnologia para automatizar tarefas rotineiras e reduzir as horas de auditoria, concentre os gastos com treinamento em áreas-alvo.
3 Implemente iniciativas e comunique o plano
- Estabeleça proprietários do projeto e fluxos de trabalho para implementar mudanças, revisar o progresso e permanecer flexível quando circunstâncias e suposições mudarem.
- Ajuste o plano de auditoria para responder às reduções de custo no negócios que terão impacto de riscos e controles.
- Crie indicadores principais para medir o impacto e progresso nas iniciativas.
4.Invista em inovação e transformação.
- Defina e quantifique a otimização de custos de investimentos em tecnologia e automação. Faça o mesmo pela otimização de custos dos esforços para alinhar melhor as atividades de garantia e investimentos em pessoas.
- Desenvolva decisões maduras para gerenciar riscos, restrições e oportunidades.
- Alinhe as partes interessadas em torno da entrega conjunta de garantia focada no risco. Além disso, verifique se estão de acordo com decisões de compensação da cobertura de risco.
Conclusão
A maioria das funções de auditoria luta para monitorar o ciclo econômico dos negócios. Contudo, como um resultado, líderes podem encontrar-se em posição de reagir às mudanças econômicas fazendo cortes de custos ad hoc e não levando em consideração a implicação a longo prazo dos mesmos.
Portanto, ao invés disso, os líderes de auditoria devem:
- Monitorar indicadores econômicos a partir de dados de fontes agregadas
- Aumentar a conscientização da equipe sobre o cenário econômico atual
- Criar conhecimento dos fatores de custo da função
- Criar um plano de ação robusto
- Navegar na incerteza econômica planejando e implementando efetivamente suas iniciativas de otimização de custos
