O setor de tecnologia da informação sofre constantes transições que afetam diretamente as atividades de uma organização, independentemente de seu porte ou tempo de atuação no mercado. Além disso, a TI deve ser eficaz e dinâmica, para que seus serviços tenham qualidade e estabilidade. Entretanto, nem sempre essa tarefa é simples. Por isso, estruturar a gestão de mudanças em TI pode fazer toda a diferença para o negócio.
Nesse contexto, o ITIL (Information Technology Infrastructure Library — ou Biblioteca de Infraestrutura de Tecnologia da Informação) considera cada modificação como um acréscimo ou remoção de um processo, ferramenta, arquitetura, métrica, documentação e demais atividades que possam afetar os serviços e a infraestrutura.
Dada a complexidade que a gestão de mudanças em TI pode alcançar, ela representa uma ação crítica para a continuidade das atividades da companhia. Com um bom planejamento, pode-se definir os caminhos a serem traçados para que todos os pedidos de modificações possam ser analisados, ordenados de acordo com sua prioridade. Assim, tudo ocorre de maneira gradual, sem fortes impactos nos processos do negócio.
Quer saber como funciona o passo a passo de um plano de gestão de mudanças em TI? Acompanhe a leitura e saiba mais detalhes!
1. Faça um escopo
Antes de propor qualquer transição, é necessário saber exatamente quais são as vantagens e impactos que ela trará para a empresa. Para visualizar a ideia corretamente, o mais indicado é colocá-la no papel. Portanto, recomenda-se que o responsável pelo pedido faça o desenho do fluxo de mudança e seus detalhes, gerando um escopo de fácil entendimento.
A partir desse pilar, é possível criar novas diretrizes, como o fluxo de mudanças emergenciais e das rotineiras, já que a primeira deve ser realizada com maior agilidade e eficiência, enquanto a segunda se refere a alterações realizadas diversas vezes e que podem ser executadas pela própria equipe de TI, sem a necessidade de passar por comitês de discussão ou pelo setor executivo da empresa.
No entanto, é recomendável que todos os escopos e modificações sejam notificados ao gestor. Dessa forma, ele pode analisar e identificar quais delas foram executados com sucesso ou se ocorreu algum tipo de atraso, erro ou inconsistência ao longo do processo.
2. Efetue testes para analisar a viabilidade das mudanças
Após mapear o processo, criar e aprovar o escopo, é preciso fazer testes para verificar se tudo está conforme o planejado. Um dos mais importantes deve ser feito pela equipe técnica, para que sejam encontradas as vulnerabilidades, para que elas possam ser corrigidas e todo o sistema seja aperfeiçoado, garantindo sua confiabilidade, o que evita falhas e paradas inesperadas no futuro.
A melhor maneira de testar uma mudança de TI começa a partir de uma reunião com representantes das equipes técnicas, que deve ser coordenada pelo gestor, na qual todos os colaboradores convocados discutem como as modificações propostas impactarão a empresa. Esse encontro deve ser realizado semanalmente, para que todos possam acompanhar de perto o andamento das atividades.
Vale ressaltar que a participação ativa do gestor de TI faz toda a diferença nesse processo, pois se trata do profissional responsável por repassar todas as informações para a diretoria e conseguir as aprovações dos sócios e gerentes da empresa, para então prosseguir com o plano de gestão de mudanças.
3. Comunique aos colaboradores sobre as mudanças
A comunicação é a principal ferramenta para adotar as modificações com êxito na organização. Por isso, prepare um e-mail explicando os motivos da implantação, além de ressaltar todas as vantagens que a empresa terá com a adoção de novos processos e tecnologias. O ideal é fazer uma apresentação oficial para toda a equipe de TI, para que os funcionários tenham ciência das mudanças e possam tirar suas dúvidas diretamente com o gestor.
Nessa etapa, é fundamental responder a todos os questionamentos. Lembre-se que tudo é novo para os colaboradores e serão justamente eles os mais beneficiados pela implantação de novos sistemas e tecnologias. Além disso, quando bem treinados e orientados, eles poderão extrair o melhor das mudanças, o que se traduz em maior produtividade e eficiência para suas atividades no dia a dia.
É importante que o gestor não pule essa etapa. A comunicação interna deve ser clara, com linguagem simples e objetiva, para que todos possam compreender o que são as mudanças em TI e como elas afetarão o trabalho de cada um. Posteriormente, deve-se formalizar essa etapa com um segundo e-mail, deixando um canal aberto para questionamentos da equipe que possam surgir mais adiante.
4. Implemente a gestão de mudanças em TI
Essa é a etapa final do processo, na qual deverão ser enviados todos os documentos e pautas das reuniões para o executivo da empresa, além do setor de compliance, para que sejam arquivados e atualizados, caso ocorram mudanças futuras no projeto inicial. Então, todas as mudanças serão revisadas e receberão a aprovação final.
Assim, o gestor deverá emitir um comunicado, com a data de implementação oficial das mudanças na organização e quais procedimentos devem ser realizados em caso de dúvidas, na ocorrência de alguma falha técnica na etapa de adoção de uma nova tecnologia ou no processo de produção.
É importante lembrar que a linguagem utilizada pelo responsável deverá ser a mais clara e objetiva possível para que todos os envolvidos possam compreender a mensagem. Tenha foco nas informações de impacto e evite o uso excessivo de termos técnicos. Caso algum membro da sua equipe queira informações adicionais, deixe um canal de contato para o suporte disponível.
Esses quatro passos, associados ao ITIL, compõem uma solução de gestão de mudanças em TI de sucesso. Aspectos culturais e organizacionais são fatores que também devem ser considerados ao longo de toda a transição, para reduzir os riscos e garantir o êxito da operação. Além disso, o negócio consegue assegurar maior diferencial competitivo frente a concorrência ao se manter atualizado e com processos em constante aprimoramento.
