Há bastante tempo, o setor de Tecnologia da Informação deixou de ser apenas um luxo das grandes corporações e passou a representar uma área estratégica para todas as empresas. Portanto, fazer um orçamento de TI de maneira adequada e sem erros é fundamental para manter a continuidade e sustentabilidade do negócio.
Afinal, esse setor depende diretamente de uma gestão eficiente de recursos e infraestrutura de TI, que seja capaz de investir em tecnologia eficiente, para que a organização se mantenha sempre competitiva frente ao mercado, aumente o seu desempenho e ofereça o máximo de qualidade.
Nesse sentido, o planejamento de um bom orçamento de TI aliado à gestão ajuda a empresa a ter maior previsibilidade financeira, fazer uma avaliação realista dos riscos e, consequentemente, identificar possíveis gargalos e antecipar alguns problemas, como de soluções obsoletas, que geram maiores custos e a renovação de licenças de software, por exemplo.
Quer fazer um orçamento de TI com eficiência, considerando as necessidades, as metas e a receita disponível para investir? Então, veja 6 dicas essenciais que fazem toda a diferença nesse processo!
1. Faça um bom planejamento orçamentário
É o primeiro passo para que o gestor consiga elaborar um bom orçamento de TI, baseando-se na situação financeira atual da empresa. Em tempos de crise e oscilações na economia, é fundamental que o profissional seja realista e só aposte no que realmente é viável e pode trazer resultados positivos para o negócio.
Dessa forma, torna-se mais fácil e rápida a aprovação de novos projetos, caso o empreendimento conte com reservas. Por outro lado, também serve como uma referência, se for necessário ir em busca de recursos financeiros para novos investimentos.
2. Converse com a sua equipe
Falar de valores disponíveis para investimento não é o foco desse tópico! Mesmo assim, é preciso conversar com os seus colaboradores sobre a estrutura de TI atual, os seus pontos positivos, seus problemas e as suas vulnerabilidades. Assim, você pode fazer a escolha das melhores tecnologias e ferramentas, considerando a demanda da empresa.
Ainda tem dúvidas? Então, pense: são os seus funcionários que trabalham no dia a dia com as plataformas e estruturas de TI atualmente presentes.
Ou seja, são as pessoas ideais para dar um feedback sobre a viabilidade (ou não) das tecnologias atuais, o que pode fazer toda a diferença na hora de escolher opções mais inovadoras, eficientes e que tenham foco na qualidade e produtividade. Lembre-se: um bom gestor deve saber escutar a sua equipe!
3. Avalie o centro de custos para fazer um bom orçamento de TI
Uma dúvida bastante comum entre gestores, analistas e responsáveis pelo setor de TI é o que deve ser considerado exclusivamente para o seu centro de custos e o que também deve envolver outras áreas da empresa.
Nesse caso, é fundamental ter uma visão estratégica, envolvendo pessoas dos demais departamentos e orçar analisando a demanda de cada um deles. Dessa forma, cada um dos responsáveis opinará sobre as estratégias traçadas, as aplicações de TI necessárias para a execução de suas atividades e, ao final, compilar tudo ao orçamento, de forma abrangente.
Outra grande vantagem de ter contato com as outras áreas é a maior facilidade em identificar problemas e vulnerabilidades em conjunto, o que permite uma tomada de decisão mais acertada na hora de fechar o orçamento de TI, de modo que isso traga resultados positivos para a empresa como um todo.
4. Acompanhe a execução de tarefas
Após o início das atividades, o gestor não pode se descuidar. É preciso ficar atento e verificar se os investimentos anteriormente planejados estão com o andamento em dia, dentro do que foi estabelecido no orçamento de TI e no cronograma de execução.
Sem esse acompanhamento, existe o risco de que as coisas saiam do controle e a organização tenha de arcar com custos superiores aos valores anteriormente estabelecidos. Portanto, acompanhe de perto a execução das tarefas e a qualidade dos serviços prestados pela fornecedora de tecnologia escolhida.
Vale lembrar que, na teoria, o orçamento de TI é perfeito. Mas, na prática, podem surgir problemas com erros na instalação, de compatibilidade e na infraestrutura de TI e possíveis custos extras, ao longo do processo. Por isso, quanto mais próximo o gestor ficar de todo o processo, melhor.
5. Aposte nas ferramentas adequadas
Cada empresa tem o seu porte, a sua demanda e o seu volume de informações. Quanto mais rápido é o processamento de dados, maior é a necessidade de escolher soluções para comunicação unificada mais adequadas as necessidades corporativas, como:
- PABX;
- gravadores telefônicos;
- interface celular;
- ramal móvel;
- portabilidade, entre outros.
Vale ressaltar que esse também é o momento ideal para o gestor abandonar tecnologias obsoletas e onerosas para a organização, reduzindo custos e gargalos no processo. É hora de inovar!
6. Faça a avaliação de desempenho
O planejamento do orçamento de TI só tem sucesso se, de fato, o cronograma é cumprido conforme o planejamento anteriormente estabelecido. Para ajudar nesse processo, é preciso que o gestor conte com um software para o gerenciamento de tarefas, para não se perder em meio a tantas atividades a serem cumpridas.
Um erro muito comum que faz o planejamento cair por terra é quando o responsável pelo setor não faz a avaliação de desempenho de cada etapa, de modo a fiscalizar o correto andamento das atividades.
Quando isso não acontece, é comum que se perca o controle das tarefas, tornando todo o processo mais burocrático, complexo e, principalmente, oneroso e com erros. Tudo o que uma empresa não quer. Por isso, é importante seguir um cronograma, com disciplina e perspicácia.
Agora que você já sabe como fazer o seu orçamento de TI, é hora de colocar a mão na massa, executar todo o processo etapa por etapa, sem se esquecer de acompanhar cada uma delas, com a ajuda de um software empresarial. Assim, você fará as melhores escolhas e a empresa terá a tecnologia que precisa para dar continuidade às suas atividades, além de aumentar sua qualidade e produtividade.
