Os relatórios de TI são fundamentais para uma gestão eficiente, independentemente do porte ou segmento da empresa. Ou seja, tratam-se de documentos essenciais para que o responsável pelo setor possa fazer todo o acompanhamento dos indicadores da organização e manter a sua posição no mercado.
Um relatório financeiro, por exemplo, mostra o impacto que cada operação da área de Tecnologia da Informação exerce sobre o resultado econômico da empresa, o que é primordial para a continuidade de suas atividades e para a estabilidade do negócio.
Na prática, isso significa que todo processo de tomada de decisão tem dois princípios como base: raciocínio e informação confiável. Por isso, os relatórios de TI são tão relevantes para a estratégia do negócio. Veja, no artigo de hoje, os principais dados que eles devem ter. Acompanhe!
Capacidade
É um importante indicador, que mensura a relação entre o que a TI é capaz de produzir dentro de um determinado intervalo de tempo. A diferença entre esse índice e o de prazos de entrega mostra se a empresa consegue atender às suas demandas ou se precisa aumentar o seu quadro de funcionários, mudar a metodologia de trabalho e aprimorar a infraestrutura de TI do empreendimento.
Os relatórios de TI mostram ao gestor a quantidade de projetos que o setor de tecnologia consegue absorver em um determinado período. Isso mostra ao gestor a capacidade de produção da organização, o que evita que ela feche mais contratos do que efetivamente pode cumprir. A confiabilidade do departamento depende de alguns itens, como:
- planejamento e periodicidade da manutenção preventiva;
- componentes e estrutura de TI disponíveis;
- capacidade de evitar falhas e perdas em casos emergenciais e situações de falha.
Além disso, a partir do indicador de capacidade, o responsável pelo setor também pode começar a planejar planos de crescimento, de modo a expandir as suas operações e ampliar os resultados corporativos.
Produtividade: fundamental para a análise dos relatórios de TI
Trata-se de um item que mostra a real eficiência dos processos de TI, que mede a proporção dos recursos empregados (financeiros, de infraestrutura e de mão de obra) em relação à entrega de serviços e soluções.
Para aprimorar a produtividade, é importante que o gestor faça investimentos na comunicação interna, nos treinamentos e na capacitação dos colaboradores, de modo que o setor de tecnologia da informação seja capaz de atender todas as demandas do negócio e superar a expectativa de seus clientes.
Para fazer o cálculo desse indicador, pode-se estabelecer uma comparação entre o número de recursos disponíveis com o que foi, de fato, utilizado após a conclusão do processo. Dessa forma, a gestão conseguirá fazer um melhor ajuste de prazos e de custos e aperfeiçoar os seus processos, para elevar o desempenho da empresa.
Disponibilidade
É um dos relatórios de TI que permite a análise de situações indesejadas e problemas que ocorreram, mostrando qual o período, a recorrência e qual a relação que existe com a infraestrutura e a tecnologia atualmente utilizadas.
Os relatórios de disponibilidade também mostram a necessidade de investimentos, para garantir que os serviços sejam entregues dentro do prazo, além de sua viabilidade. Os principais itens que devem ser analisados são:
- reação eficiente e de agilidade a falhas;
- nível de complexidade da infraestrutura de TI atual;
- qualidade e periodicidade das manutenções corretivas e, principalmente, das preventivas.
A partir dessa análise, o gestor pode criar um plano de disponibilidade eficiente, que contenha todas as informações sobre os serviços de TI, um plano de contingência, para situações de emergência e atípicas, de modo a evitar falhas e garantir a continuidade das operações da organização.
Qualidade
A qualidade dos serviços prestados pela companhia está diretamente relacionada à eficiência do setor de TI. Relatórios de TI são importantes para acompanhar esse indicador de desempenho e demonstrar se os objetivos e as metas anteriormente estabelecidos na etapa de planejamento estão, de fato, sendo cumpridos dentro do prazo ou se os atrasos são frequentes.
Empresas que ignoram esse ponto podem ter grandes problemas com os seus clientes. Afinal, nenhum deles fica satisfeito com atrasos e serviços deficientes ou com características distintas das que foram estabelecidas em contrato.
Por outro lado, oferecer qualidade em seus produtos e serviços faz com que o seu público-alvo fique mais satisfeito, o que é essencial para uma boa imagem da marca. Além disso, uma organização que oferece um nível de serviço diferenciado consegue se destacar em relação à concorrência, garantindo vantagem competitiva frente ao mercado.
Impacto
Traçar e cumprir metas e objetivos é essencial para que uma empresa consiga vencer e se expandir. Mas, qual é a efetividade delas no negócio atualmente? As propostas apresentadas aos clientes são fechadas de maneira satisfatória ou o empreendimento trabalha abaixo do valor?
São perguntas complexas para serem respondidas pelo gestor sem uma análise profunda da situação corporativa. Por isso, esse é um dos relatórios de TI que não pode ser deixado de lado pelo profissional.
Afinal, é essa etapa que mostra qual é o impacto real da TI nos negócios e como ela contribui para gerar resultados positivos para a companhia. Se esse índice está abaixo do esperado, é hora de fazer um novo planejamento, corrigir as vulnerabilidades do setor e estabelecer uma nova estratégia de negócio, mais moderna e eficaz.
Nível de satisfação do cliente
De nada adianta trabalhar com as melhores tecnologias, inovações na área de telefonia e colaboradores devidamente treinados se o nível de satisfação do cliente é ruim. Isso afeta negativamente a imagem da marca.
Com o avanço das mídias sociais, um único consumidor insatisfeito pode influenciar potenciais clientes, que acabam por partir para a concorrência. Uma situação totalmente indesejável, não é verdade?
Por isso, é fundamental que os relatórios de TI considerem esse fator, de modo que o gestor possa ter uma visão global do setor de tecnologia da informação considerando a ótica do seu público-alvo.
