A administração adequada das informações é indispensável para o sucesso de qualquer empresa. Afinal, desde a gestão de contratos trabalhistas até o planejamento de estratégias a longo prazo, a instituição é amparada por dados fundamentais que auxiliam no gerenciamento eficiente do negócio.
Ameaças externas, entretanto, podem comprometer a proteção de dados, o que engloba a integridade e o sigilo das informações. Diante de um mercado cada vez mais competitivo, isso pode significar queda da credibilidade da organização diante do público consumidor.
Tendo em vista a importância de garantir a segurança dos dados para a sustentabilidade da empresa, elencamos alguns esclarecimentos sobre o assunto e dicas para que você conheça as etapas necessárias para a proteção das informações. Não deixe de conferir!
Em que consiste a segurança dos dados?
Segurança dos dados é, em linhas gerais, um sistema de proteção de informações que visa conter ameaças de destruição ou modificação não autorizada de documentos importantes para o negócio. Afinal, em maior ou menor grau, todas as instituições contam com arquivos que têm valor sigiloso para o empreendimento.
Essas ações de segurança conduzem a um mapeamento dos processos e à implementação de ferramentas que têm como objetivo garantir a integridade, a disponibilidade para a consulta e a confidencialidade das informações.
Qual a importância de zelar pela segurança dos dados?
Uma empresa que não zela pela segurança de suas informações se expõe constantemente a riscos de diferentes naturezas. Afinal, além de dados do cliente, toda instituição conta com documentos que, se perdidos ou modificados, podem comprometer a eficiência das estratégias da empresa.
Isso sem contar que, diante dessa possibilidade, a confiança conquistada junto ao público pode ser facilmente rompida, dada a possibilidade de divulgação indevida de informações pessoais. Por esse motivo, zelar pela integridade e pela confidencialidade dos dados é de extrema importância para a redução de potenciais danos.
O que fazer para garantir a segurança dos dados?
Use programas e ferramentas de proteção
Já existem diversas opções de software criadas especialmente para proteger dados importantes. No momento da escolha da ferramenta, entretanto, é importante verificar qual atende melhor às necessidades e ao porte da empresa.
É essencial, da mesma forma, observar a facilidade do manuseio do sistema, uma vez que sua equipe precisará estar preparada para adaptá-lo à rotina do negócio.
Controle o acesso
As informações não têm um padrão único de sigilo ou confidencialidade. Alguns documentos, em sua classificação, podem ter diferentes graus de relevância. Diante dessa segmentação, é fácil entender por que determinados dados podem ser acessados apenas pela diretoria ou por um grupo específico de funcionários.
O controle de acesso, portanto, é indispensável para garantir a segurança das informações. Afinal, ao restringir o contato com determinados documentos, por meio de um sistema de senhas fortes, torna-se mais fácil administrá-los e garantir que eles cumpram seu papel estratégico na organização.
Faça backups
Fazer backups periodicamente é indispensável para a proteção eficiente dos dados. Por meio dessa prática, será possível resgatar documentos em casos de perda, roubo ou dano causado por eventos atípicos.
Para que a duplicação de dados atinja seu objetivo, entretanto, é importante que seja criada uma rotina de atualização, com procedimentos bem definidos pela equipe. Dessa forma, será possível garantir a integridade das informações institucionais.
Capacite os colaboradores
A eficiência do sistema de segurança pressupõe colaboração por parte dos trabalhadores. Afinal, eles é que precisarão se adaptar para incluir no dia a dia processos de manuseio da ferramenta. Nesse sentido, é importante que o empregador contribua para essa transição fornecendo capacitação aos funcionários.
Dessa maneira, além de compreender a importância da ferramenta para a segurança dos dados, os colaboradores saberão que posturas adotar diante das novas políticas da empresa e conhecerão as diretrizes para o uso adequado dos programas.
Realize um planejamento completo
Um dos maiores erros cometidos por gestores em relação à proteção de dados é a dispensa de um planejamento completo e detalhado sobre as ações de segurança. Tal equívoco é, muitas vezes, responsável pela desorganização das equipes e pela ineficiência na implementação de ferramentas.
É indispensável, portanto, que o administrador saiba planejar estrategicamente os procedimentos a serem realizados para a construção de um sistema amplo de proteção. Isso incluir levantar os dados que deverão ser assegurados e estabelecer prioridades nas ações de controle de acesso, por exemplo.
Atualize o sistema
Os sistemas operacionais não são perfeitos; pelo contrário, podem apresentar brechas que facilitam a invasão de terceiros em computadores.
Por esse motivo, é indispensável realizar a atualização do software de maneira periódica, a fim de reduzir as chances de exposição. Afinal, enquanto a tecnologia avança, empresas buscam aprimorar o sistema e eliminar falhas para garantir a segurança das informações.
Elabore normas claras de proibição
Um ponto geralmente negligenciado pelas instituições é a elaboração de regras explícitas acerca do manuseio das ferramentas e da rede.
Sem proibições claras, os funcionários podem manipular dados sem a devida consciência sobre os riscos a que a empresa pode estar submetida. Portanto, conscientize os colaboradores sobre os procedimentos de segurança e sobre os limites para o acesso às informações por meio de um código sólido.
Garanta uma forte política de senhas
De nada adiantaria uma sólida política de segurança de dados se não houvesse, paralelamente, recomendação aos profissionais sobre os cuidados necessários para a criação e a manutenção da senha.
O ideal é que, periodicamente, os funcionários atualizem os códigos de acesso para evitar invasões e ameaças externas. Nesse sentido, é interessante criar um cronograma de rotina, para que os servidores não se esqueçam de alterar as senhas.
A proteção de dados deve ser tema prioritário nas empresas. Afinal, as informações garantem uma boa gestão do negócio e o sucesso da instituição no mercado. Para tanto, é importante realizar, junto à diretoria, um planejamento sólido sobre as etapas a serem implementadas para a integração de um sistema de segurança. Vale lembrar que esse deve ser compatível com as necessidades e com o porte da organização.
