As boas práticas de administração de TI são essenciais para as empresas que dependem da tecnologia obterem a excelência na entrega de serviços ou na própria execução dos processos do negócio. Sem o comprometimento por uma TI bem estruturada, a empresa perde com a desorganização, a negligência com os requisitos de segurança da rede e dos dados, a falta de medidas preventivas para os sistemas e para a infraestrutura, entre muitos outros problemas que afetam a qualidade do serviço prestado.
Isso demonstra a necessidade, cada vez maior, que as empresas terão de manter uma infraestrutura enxuta e otimizada, para manterem a competitividade. Neste post vamos abordar o Planejamento Estratégico em TI como uma ferramenta para manter sua empresa organizada neste setor que tem se tornado cada vez mais importante nas organizações.
Se você é um empreendedor de uma pequena empresa, este post foi especialmente produzido para você. Confira!
Significado de Planejamento Estratégico
Antes de falarmos sobre o planejamento estratégico em TI daremos uma conceituação rápida de planejamento estratégico.
O Planejamento Estratégico é definido como um guia de orientação da empresa, gerando como resultado um documento que contém uma base estratégica corporativa (a identidade da empresa) e os objetivos e estratégias de curto, médio e longo prazo. Este guia, por mais que documentado, deve estar vivo na mente de todos os colaboradores (principalmente dos líderes) todos os dias, pois só assim a empresa conseguirá atingir seus objetivos com eficiência e eficácia.
Certa vez, nos anos 60, perguntaram para um faxineiro da NASA: “O que você faz aqui?”. Ele respondeu: “Estou
ajudando a levar o homem para a Lua”. Isso é um exemplo do poder de um bom planejamento estratégico, corretamente disseminado e incentivado entre as pessoas na organização.
A construção do Planejamento Estratégico, entretanto, é realizada com muita reflexão sobre o negócio, seus produtos/serviços, seus clientes, sua missão e visão (onde quer chegar), seus valores e leva em consideração todo o histórico da empresa. A partir disso, são traçados o objetivo geral da empresa (principal objetivo) e os objetivos específicos (complementares), além das estratégias necessárias para o atingimento de tais objetivos, assim como as metas e indicadores de performance.
Após definida esta direção principal para toda a empresa, cada departamento (RH, Marketing, Operações, Financeiro, TI, etc.) deverão criar seus planejamentos estratégicos próprios, sempre tendo como direção o planejamento estratégico global da empresa.
O Planejamento Estratégico de TI
O planejamento estratégico de TI vem a reboque do planejamento estratégico da empresa. Eles estão intimamente relacionados e interdependentes.
O planejamento estratégico de TI, que alguns também chamam de PDI (Plano Diretor de Informática) detalha as ações que serão feitas pelo setor de TI em consonância com as ações estabelecidas do planejamento estratégico.
Por que fazer um planejamento estratégico em TI
Dada a abrangência e a importância do ambiente de TI para o bom funcionamento das empresas, houve um aumento significativo da importância do planejamento estratégico em TI. As ações que são tomadas nos departamentos de tecnologia da informação normalmente causam impacto em toda a estrutura das empresas.
A TI funciona como ferramenta de aumento de produtividade e inovação, como facilitadora para a redução de custos e como instrumento de melhoria de processos, desde que devidamente planejada e utilizada de forma precisa.
Para tal, é fundamental que os gestores responsáveis pela área tracem os objetivos e estabeleçam metas a serem cumpridas. Além disto, é importante fornecer, tanto aos técnicos de TI quanto aos usuários, hardware e software adequados para a realização das suas tarefas.
Pontos a serem avaliados no planejamento estratégico em TI
Alguns pontos são essenciais para a definição de um bom planejamento em TI.
Mapeamento dos processos
Faça um levantamento dos processos de sua empresa e veja se a TI está adequada. É fundamental um alinhamento entre os sistemas e a infraestrutura de TI com a estratégia do seu negócio.
As funções vitais de seu empreendimento têm que estar sendo bem atendidas pelo seu ambiente tecnológico. Investigue quais processos ainda não estão automatizados e estude a possibilidade de fazê-lo.
Análise das rotinas
As rotinas operacionais também precisam estar suportadas pelo setor de TI. Cada vez mais os órgãos fiscalizadores dos governos federal, estadual e municipal exigem mais informações e em prazos menores.
O tráfego de dados entre as empresas e os bancos se intensifica cada vez mais, exigindo sistemas mais robustos e confiáveis. Faça um levantamento de todas estas rotinas e determine quais precisam ser evoluídas.
Segurança da informação
Outro ponto crítico é a respeito da segurança das informações. Avalie como estão sendo feitos os backups e, em uma eventual necessidade, se os dados estão íntegros para uma recuperação.
Reveja os critérios de segurança de sua rede e, principalmente, as questões ligadas a firewall e a antivírus. Avalie os requisitos mínimos para a criação de senhas para acesso aos sistemas. Segurança deve ser tratada como item de primeiríssima atenção.
Levantamento de sua infraestrutura
Examine seus equipamentos eletrônicos e veja se estão atendendo às necessidades de seus colaboradores. A indústria de hardware tem conseguido reduzir o custo dos computadores e dos equipamentos de rede.
Considere a eventualidade de uma expansão de seu ambiente tecnológico e se ele pode suportar tal crescimento.
Pesquise alternativas de aquisições ou aluguel; veja o que é mais vantajoso e faça comparação dos custos. Lembre-se de que o aluguel pode ser contabilizado como despesa.
Verificação dos sistemas de informação
Verifique seus sistemas de informação para assegurar de que eles estão lhe atendendo. Caso não estejam, procure alternativas no mercado e compare com a opção de um desenvolvimento interno.
Atualmente, há empresas no mercado que possuem soluções para a informatização de todo tipo de empresa e de todos os portes. Algumas oferecem a opção do fornecimento de sistemas como prestação de serviço, ou seja, somente é cobrado o valor do processamento ou da utilização do produto.
Existem também aquelas que proporcionam a instalação de seus sistemas e bancos de dados na nuvem. Você pode, inclusive, terceirizar toda a infraestrutura necessária.
Avalie quais as alternativas estão disponíveis no mercado. Caso necessário, contrate um profissional que possa lhe assessorar no levantamento e nas consultas aos fornecedores de serviços.
Envolvimento de sua equipe
Todos estes pontos devem ser levantados e discutidos com os responsáveis pela área de TI da sua empresa. Fomente a participação de seus técnicos e de seus usuários mais experientes; colete a percepção que cada um tem e monte um esboço de qual seria o modelo ideal para a TI.
Planos de ação para planejamento estratégico em TI
De posse do levantamento de todos estes pontos, a definição passa a ser estratégica. O planejamento de TI deve estar totalmente sintonizado com as diretrizes traçadas pelo planejamento estratégico da empresa.
Após a decisão das metas e objetivos para a área de TI, planos de ação devem ser determinados com as tarefas que deverão ser realizadas. Deve-se montar um cronograma das ações com seus respectivos responsáveis e prazos de execução.
Caso algumas funções sejam terceirizadas, envolva os fornecedores e se assegure de que o cronograma seja seguido à risca pelos escolhidos.
Às vezes, uma determinada ação pode exigir um longo prazo para a sua conclusão. Outras podem ser de imediata implantação com o mínimo esforço de recursos humanos.
Averigue se seus profissionais internos estão qualificados para implantar ou desenvolver as soluções designadas. Eventualmente, pode ser necessária a qualificação do time com a realização de treinamentos específicos.
Defina métricas que serão utilizadas para acompanhar a execução das ações. Siga a evolução das atividades mantendo-se informado sobre tudo que está sendo executado.
