Uma prática essencial para a continuidade das atividades de uma empresa com segurança é a gestão de ativos em TI. Em tese, muitos gestores consideram essa uma tarefa simples. Contudo, na prática, ela pode ser bastante complexa.
Esse equívoco acontece porque muitos enxergam esse procedimento como uma forma de aumentar a organização do ambiente laboral e fazer o levantamento do patrimônio corporativo. No entanto, não é apenas isso.
A gestão de ativos em TI engloba todos os componentes tecnológicos de um empreendimento — tanto físicos como virtuais — com o objetivo de evitar o desperdício de recursos, evitar investimentos incertos e contribuir para o fortalecimento da estratégia de negócio da companhia.
Para se obter o máximo de vantagens com esse tipo de gestão, é preciso evitar erros para que ela seja eficiente e possa agregar maior vantagem competitiva para a organização. Confira alguns deles que devem ser evitados ao máximo:
Negligenciar as políticas de segurança e de privacidade
Pragas virtuais e softwares maliciosos estão cada vez mais modernos, inteligentes e discretos. Por isso, é importante investir em políticas de segurança e privacidade, a fim de manter os ativos digitais da organização longe de pessoas mal-intencionadas.
Quem deixa esses conceitos de lado abre uma grande vulnerabilidade no sistema corporativo. Para contornar esse problema, o ideal é investir em ferramentas tecnológicas. A criptografia moderna, por exemplo, impede o acesso não-autorizado a dados sigilosos.
Quando utilizada em conjunto com soluções de monitoramento, a equipe de TI consegue rastrear possíveis falhas de segurança e invasões que possam comprometer a confidencialidade dos dados da empresa.
Ignorar o uso de indicadores de desempenho bem definidos
Os indicadores de desempenho, também conhecidos como KPI’s, são um recurso altamente relevante para as mais diversas áreas do negócio.
Eles são utilizados para mensurar a produtividade de pessoas, equipes e setores, na criação e evolução de processos, permitindo ao gestor o rastreamento de vulnerabilidades e de possíveis gargalos operacionais.
Sem a adoção de indicadores bem definidos, o profissional não consegue avaliar com clareza as atividades do setor nem realizar a correção de problemas, para fazer uma gestão de ativos em TI de maneira objetiva e eficaz.
Deixar de fazer um inventário
Embora não seja a atividade principal na gestão de ativos, o inventário é importante para que a empresa saiba quais itens ela tem à sua disposição e quais deles demandam atenção, ajustes e/ou manutenção.
Nesse quesito, devem ser levantados e analisados todos os softwares, tecnologias, hardwares e até mesmo a mão de obra disponível. Isso é altamente relevante para manter a estrutura de TI atualizada e alinhada com a estratégia organizacional.
Sem o inventário, o gestor não consegue avaliar os ativos em sua totalidade, especialmente em empreendimentos de médio e grande porte, comprometendo a qualidade e precisão do seu trabalho. Evite ao máximo cometer esse tipo de equívoco!
Trabalhar com informações desintegradas/desencontradas
Um erro gravíssimo na gestão de ativos em TI é a descentralização das informações. Quando desorganizadas, é impossível fazer o cruzamento de dados corretamente e fazer com que a companhia funcione com a eficiência esperada.
Para corrigir esse problema, deve-se investir em tecnologias que unifiquem o banco de dados da companhia, como o armazenamento na nuvem ou em um sistema de gestão integrada, por exemplo.
Afinal, ter todos os dados integrados em uma solução ajuda a facilitar a vida de gestores e colaboradores, tornando as informações mais acessíveis, organizadas, melhorando o gerenciamento do tempo e evitando o desperdício de recursos.
Além disso, ao apostar em um sistema integrado, analisar os ativos da empresa como um todo se torna uma tarefa mais simples para o responsável pelo setor, evitando dores de cabeça desnecessárias no futuro.
Deixar de lado o planejamento do departamento
O planejamento das atividades é uma atividade crucial para que a gestão de ativos de TI seja realizada com sucesso e contribua efetivamente com o crescimento do negócio.
Até mesmo para que analistas e técnicos possam executar as suas tarefas com qualidade e excelência, é preciso partir de um planejamento eficiente do setor de TI, com o acompanhamento de todas as etapas do processo, para otimizar constantemente os trabalhos e atingir os resultados esperados.
O responsável que não tem foco no planejamento perde uma excelente oportunidade de fazer a gestão, que envolve também a disponibilidade e performance das suas equipes, que podem ficar desorientadas, trabalhando de forma difusa, entregando as suas atividades fora do prazo, com inconsistências, resultando em erros e retrabalhos desnecessários.
Evitar a adoção de novos equipamentos e tecnologias
Muitas inovações no setor de tecnologia da informação possuem alto valor e precisam ser planejadas para posteriormente serem implantadas, gerando um custo-benefício positivo para o negócio.
O erro fatal mora na zona de conforto na qual muitos gestores vivem. O receio de apostar em novas soluções é o grande vilão na vida desses profissionais, que acabam atrasando a evolução da empresa justamente por não investir em ferramentas e equipamentos que oferecem agilidade, otimização e automatização de tarefas.
Se você é uma pessoa com um perfil mais conservador, o mais indicado é fazer uma varredura completa da TI, encontrar seus pontos fortes e vulnerabilidades, para posteriormente fazer uma pesquisa e encontrar tecnologias efetivas, que facilitem o cotidiano laboral e se traduzam em resultados para a organização.
Evite o marasmo. Gestores de TI devem buscar o aperfeiçoamento contínuo – para si mesmo e para as suas equipes de trabalho – com o objetivo de agregar maior valor aos processos produtivos e às atividades individuais, tornando o empreendimento mais competitivo e forte frente ao mercado, cada vez mais acirrado e feroz.
Como podemos perceber, a gestão de ativos em TI é um processo de extrema relevância corporativa. Além de manter o negócio alinhado às exigências de eficiência e produtividade, evitando o desperdício de tempo, recursos e pessoal, elevando a sua marca a outro nível de qualidade e confiabilidade.
