Para alcançar maior eficiência na formulação de projetos da empresa, é fundamental utilizar uma metodologia de gestão. A esse respeito, além dos recursos tradicionais que já são consolidados, é essencial recorrer a novas opções.
Uma delas é a gestão ágil de projetos, que apresenta qualidades particulares e deve ser considerada dentro dos processos empresariais. Essa estratégia diz respeito à adoção de métodos que levam em conta a comunicação e uma atuação integrada.
Ao utilizar a metodologia, é possível reduzir o tempo gasto nas operações e aumentar a qualidade dos serviços. Dessa forma, sua aplicação se identifica com as atuais demandas da gestão e, por isso, deixou de ser um recurso trabalhado apenas na área de TI. Com isso, a utilização dos métodos ágeis em gerenciamento de projetos tem se tornado um dos principais recursos na evolução do modelo de gestão das empresas.
Quer saber como aplicar essa estratégia no gerenciamento de projetos de atendimento ao cliente? Então confira o artigo que preparamos agora mesmo!
O que são metodologias ágeis?
As metodologias ágeis, também conhecidas como Agile, são um conjunto de práticas e recursos que surgiram na indústria de software e conseguiu revolucionar a gestão de projetos, de modo a proporcionar maior rapidez, eficiência e flexibilidade aos processos. O segredo Agile está na repartição dos projetos em entregas menores e mais rápidas, classificadas como iterações. Isso garante a evolução contínua e o alinhamento da equipe.
Seu primeiro desenvolvimento se deu no início dos anos 2000 por um grupo de especialistas em software. Eles compilaram suas experiências em um determinado projeto em um único arquivo chamado de Manifesto Ágil. Em resumo, esse grupo percebeu que a metodologia até então usada de gerenciamento de projetos, mais conhecida como método cascata, não atendia de forma eficiente a indústria da tecnologia.
Foi aí que eles formularam o desenvolvimento ágil de software, fundamentado na agilidade, capacidade de aprimoramento em curto prazo e comunicação. Dessa forma, diferentemente dos procedimentos tradicionais que seguiam etapas fixas como análise, testes e produção, a Agile fraciona o projeto em ciclos rápidos e entregas incrementais. Assim, a cada iteração, os gestores são capazes de ajustar o produto de acordo com o feedback do cliente.
Além disso, é possível se adaptar às modificações no cenário externo, o que viabiliza soluções de modo dinâmico e colaborativo. Com isso, o cliente monitora os resultados e participa dos processos, e a empresa consegue entregar valor com mais rapidez e menos burocracia. Por conta dessas vantagens, a utilização de métodos ágeis tem cada vez mais ganhado espaço nos sistemas gerenciais das empresas no Brasil, possibilitando evoluir a cada dia as atividades de atendimento ao público consumidor.
Como aplicar métodos ágeis em gerenciamento de projetos?
Ao implementar uma gestão ágil de projetos em sua empresa, certamente haverá uma mudança de paradigma na maneira como seu time executa os passos. A esse respeito, tanto a gestão quanto a equipe precisam estar preparadas para a nova forma de desenvolvimento de etapas.
A boa notícia é que todos os objetivos traçados com essa estratégia podem ser facilmente alcançados se a implementação for realizada do jeito certo. Nesse sentido, para você aplicar os métodos ágeis em gerenciamento de projetos de atendimento ao cliente, confira algumas dicas!
Planeje a mudança
O primeiro passo importante nessa implementação é planejar a mudança. Isso porque a transição dos métodos tradicionais para os ágeis necessita de um planejamento específico e cuidadoso, pois certamente será uma mudança de grande impacto para toda a empresa e colaboradores. Por isso, a escolha dos métodos deve ser baseada na cultura e características da empresa.
Forme equipes multidisciplinares
Para construir uma cultura ágil em sua empresa, você deverá investir na formação de equipes multidisciplinares, pois essa forma de qualificação dos colaboradores permite uma maior eficiência para os ciclos rápidos de projetos de atendimento ao cliente. Isso porque une profissionais de várias especialidades em torno de um objetivo comum.
Prepare a liderança
Sem dúvidas, a liderança terá um papel importante na transição para a metodologia ágil. A ela caberá o papel de orientar, guiar e motivar todo o time para a adoção da Agile na empresa. Para isso, os gestores devem agir como coaches, de modo a aperfeiçoar o desempenho de seu grupo e estimular o espírito de equipe.
Invista em tecnologia
Por fim, será essencial contar com ferramentas específicas para aprimorar os métodos ágeis. Por isso, o uso da tecnologia é fundamental. A equipe deve trabalhar com plataformas e aplicativos de gestão modernos e práticos para a função. Dessa maneira, será fácil alcançar todos os benefícios gerados pela metodologia.
Quais são as vantagens que os métodos ágeis oferecem?
Devido à sua importância no gerenciamento de projetos de atendimento ao cliente e em outros setores de gestão, as metodologias ágeis já fazem parte dos processos de muitas empresas no Brasil. Entre as ferramentas mais utilizadas estão:
- Scrum;
- Scaled Agile Framework (SAFe);
- Lean;
- Kanban;
- Extreme Programming (XP).
Esses recursos possibilitam inúmeros benefícios para a empresa. Um deles é o aumento do controle e da qualidade, pois com esses métodos é possível gerenciar tudo de forma mais ampla por conta das entregas incrementais. Além disso, há a diminuição dos riscos nos projetos. Isso porque, com um maior controle, a probabilidade do desenvolvimento sair do rumo previsto é minimizada. Além dessas vantagens, as metodologias ágeis garantem muitos outros benefícios, tais como:
- deixam o projeto mais dinâmico;
- aumentam a produtividade da equipe de atendimento;
- melhoram a satisfação do cliente;
- usam de maneira consciente os recursos;
- trazem motivação;
- deixam os relacionamentos mais transparentes.
Ao logo do artigo apresentamos as principais informações de como aplicar os métodos ágeis em gerenciamento de projetos de atendimento ao cliente. Vale ressaltar que a aplicação das metodologias Agile pode revolucionar não apenas as atividades de atendimento ao público, como também todos os processos internos da sua empresa.
