Você tem a sensação de que o dia precisava ter mais do que 24 horas? Se a resposta é positiva, não se preocupe: você não está sozinho. Muitos gestores vêm se sentindo cada vez mais derrotados pelo relógio. Por isso, otimizar tempo é um de seus maiores desafios.
A área de tecnologia da informação é uma das que mais sofre com a falta de tempo. Praticamente todos os projetos e processos da empresa passam pela TI e você, que é o gestor responsável pelo setor, precisa dar conta de tudo, entregando excelentes resultados e soluções eficazes, em um curto espaço de tempo.
Como fazer isso com uma equipe reduzida? Esse é um dos principais motivos para otimizar tempo em TI. Existem muitas maneiras de agilizar o trabalho do time, revendo processos, planejando e organizando a forma como o setor opera, sem nunca perder de vista os objetivos estratégicos da empresa.
Veja algumas dicas de como otimizar o trabalho da sua equipe e cumprir os objetivos traçados para a Tecnologia da Informação. Acompanhe!
Invista no planejamento
A falta de planejamento é uma das principais causas do mau aproveitamento do tempo nas organizações. Equipes que não se planejam passam a maior parte do tempo apagando incêndios e pouco se dedicam aos projetos estratégicos. Um bom planejamento é aquele que tem periodicidade anual e que considera todas as tarefas realizadas pela área, o que ajuda a otimizar tempo.
Uma dica eficaz é classificar as atividades por nível de urgência. As demandas prioritárias serão aquelas que estão mais ligadas aos objetivos estratégicos da organização ou, então, aos pedidos de última hora que vêm da diretoria.
A partir disso, o nível de urgência das tarefas diminui até que se chegue às atividades rotineiras, que precisam ser realizadas, mas podem ter um prazo de finalização mais flexível.
Delegue tarefas
Delegar tarefas é um enorme desafio para os gestores. É muito difícil desapegar dos projetos que demandam detalhes e maior atenção, mas é preciso fazer esse esforço. Afinal de contas, você formou uma equipe qualificada, justamente para que executem as tarefas, sob a sua supervisão.
A grande dificuldade dos gestores é saber quantas e quais tarefas delegar. Essa divisão depende do tamanho da equipe e do perfil dos funcionários. O ideal é que cada colaborador tenha uma planilha de atividades detalhadas, a qual deve ser atualizada diariamente, para que você tenha melhor controle da realização dos trabalhos e do prazo de cumprimento das tarefas.
O gestor é o responsável pelo gerenciamento da equipe e dos projetos. No entanto, você não deve executar nenhuma tarefa, a não ser que seja necessário. O seu papel é de liderança e consultoria, para ajudar a equipe na condução dos projetos e processos.
Organize as reuniões
As reuniões costumam tomar muito tempo da equipe de TI. Como muitos projetos passam pela área, o número de encontros realizados é enorme. Você precisa cuidar para que a reunião seja rápida, produtiva e eficiente, para atingir os objetivos estabelecidos e otimizar tempo. Portanto, o ideal é fazer uma estimativa de tempo necessário e cumpri-la à risca.
Outra iniciativa interessante é a produção de uma pauta detalhada do que será discutido, para evitar que o assunto se disperse ao longo da reunião. Deixe, também, um dos membros da sua equipe como responsável por fazer a ata da reunião. Dessa forma, você garante que o que ficou decidido será realizado no prazo estipulado.
Revise processos
A área de Tecnologia da Informação é composta por diversos processos rotineiros. Como em qualquer setor da empresa, eles precisam ser revistos e aprimorados periodicamente. A rotina de trabalho costuma esconder atividades que já estão obsoletas e que podem ser exercidas de uma maneira mais produtiva e eficiente.
O ideal é que a TI passe por uma revisão anual de todos os seus processos, buscando eliminar excessos, coisas desnecessárias e adotar novas metodologias de trabalho que consomem mais tempo do que deveriam.
Aposte na automação
Após a revisão de processos, você pode chegar à conclusão de que alguns deles podem ser automatizados. Isso é muito comum hoje em dia, com o avanço da tecnologia. Por isso, é fundamental que o gestor tenha a mente aberta para estudar e conhecer novas tecnologias, para compreender como elas tem a capacidade de automatizar e agilizar processos, o que contribui significativamente para otimizar tempo no dia a dia da empresa.
Por isso, as tarefas rotineiras, algumas repetitivas, não precisam ser operacionalizadas por alguém da equipe. Se algo está repetitivo demais e pouco funcional, desconfie da eficácia dessa tarefa e busque uma solução de automação.
Considere o outsourcing
O outsourcing de TI vem ganhando força nas organizações. Trata-se da terceirização de alguns processos da área, mais rotineiros e de menor relevância para a estratégia do negócio, que são operacionalizados por empresas especializadas.
Essa forma de trabalho traz benefícios, já que a equipe que vem de fora trabalha mais focada no processo em si, deixando os colaboradores da organização mais voltados para o desenvolvimento de projetos estratégicos.
O outsourcing é altamente recomendado para processos rotineiros, que não revelem informações sigilosas e que ocupam muito tempo do time de TI. Contudo, vale lembrar que a escolha do fornecedor de serviços deve ser bastante criteriosa, pois são os dados da organização e a sua confidencialidade que estão em jogo.
Organize e-mails e informações
Você já parou para pensar em quanto tempo você gasta com e-mails e com a leitura de informações. Todos os dias, você recebe vários relatórios, comunicações corporativas, solicitações de demanda, convite para participação em reuniões etc.
O número de informações que circula nas organizações hoje em dia é enorme. Para não se perder em meio a tantos assuntos e demandas, você precisa se organizar e dar prioridade às tarefas mais relevantes, para otimizar tempo.
A primeira providência é ordenar a leitura dos seus e-mails por ordem de importância. Em relação aos relatórios e às notícias da comunicação interna da companhia, deve-se separar uma hora do seu dia, apenas para fazer isso. Nesse caso, não é indicado passar tudo para a equipe. Afinal, tratam-se de assuntos estratégicos, que competem ao gestor. Portanto, selecione somente os assuntos mais relevantes e que dizem respeito ao time.
Faça a organização de projetos
Como já vimos, praticamente todos os projetos da empresa passam necessariamente pela TI. Por isso, você deve receber inúmeras demandas de trabalho todos os dias, não é mesmo?
Para otimizar tempo e conseguir fazer uma boa gestão, você precisa organizar essas demandas, classificando os projetos por ordem de relevância e urgência. Defina também quem será o responsável por recebê-las e levá-las até você.
Não deixe que a sua equipe inicie o planejamento de um projeto antes que você atue na classificação e ordenação deles. É justamente nesse momento que a confusão pode acontecer e a perda de controle pode ser fatal para o cumprimento dos prazos da sua área. Por isso, vale lembrar que você é quem deve fazer a filtragem do projeto, definir o papel de cada membro da equipe, delegar tarefas. E, então, iniciar as atividades.
Trabalhe com indicadores de desempenho de qualidade
Eles são fundamentais para mostrar como é, de fato, o desempenho do setor, a partir das métricas. Portanto, os gestores podem utilizá-las para identificar gargalos, falhas no processo e outros problemas que prejudicam a entrega das tarefas no prazo.
Sem isso, você trabalha sem saber ao certo o que provoca os problemas no setor. E, como a TI é um departamento com um grande volume de trabalho, torna-se complexo verificar, manualmente, como está o andamento dos projetos e otimizar tempo. Por isso, adotar as métricas é fundamental.
É importante ressaltar que essa política se torna ainda mais efetiva quando a empresa cria uma cultura ativa de feedbacks. Dessa forma, o colaborador sabe em quais pontos precisa se aprimorar e como anda a qualidade do seu trabalho, o que ajuda a equipe a se desenvolver e melhorar constantemente.
Invista em treinamento e qualificação da equipe de TI
Como se trata de um setor no qual a tecnologia impera, a TI passa por mudanças muito rápidas. Por isso, é fundamental que a gestão ofereça capacitação para a equipe, de forma que ela se familiarize com as novas soluções e utilize todas as funcionalidades elas têm a oferecer, para otimizar tempo no cotidiano e aprimorar a qualidade dos trabalhos.
Alguns gestores não se atentam a esse quesito por pensar que os treinamentos não são tão relevantes, já que cada pessoa pode aprender na prática. No entanto, não é assim que as coisas funcionam. A qualificação é um fator muito importante para que os empregados possam desenvolver o seu potencial e crescer na empresa.
Vale lembrar que os colaboradores da área de TI são bastante requisitados por outras empresas. Por isso, os treinamentos também podem representar um diferencial competitivo, útil para que eles se sintam valorizados e com menor tendência de aceitar propostas de trabalho da concorrência. Pense nisso!
Melhore a sua estratégia com a integração de sistemas
Como os projetos surgem com rapidez e têm prazo curto para serem finalizados, é comum que as metodologias e a estrutura de gerenciamento do trabalho sejam deixadas de lado. Mas isso não ajuda a otimizar tempo.
Existem vários métodos ágeis baseados em integração e colaboração, para auxiliar nesse processo. Isso faz com que as próprias equipes possam se auto gerenciar e executar as suas tarefas com mais rapidez e precisão, o que pode ajudar muito na gestão do tempo.
E, quanto melhor for a distribuição de tarefas e responsabilidades, mais otimizado será o tempo e maior performance terá o time. Esse desafio exige sensibilidade técnica e capacidade de observação do gestor, para coordenar os trabalhos e delegar tarefas aos talentos que estão ao seu redor e conseguir alcançar os melhores resultados.
Dê à sua equipe as ferramentas que ela precisa
Deixar a sua equipe trabalhar com equipamentos, metodologias e softwares inadequados ou obsoletos é a garantia de um desempenho fraco. Assim, os membros do time perdem tempo com tarefas repetitivas e que poderiam ser automatizadas, representando uma grande perda de tempo.
Com as ferramentas certas, você consegue estimular a sua equipe e dar a ela todas as condições necessárias para a execução de um bom trabalho, o que é fundamental para atingir as metas e melhorar os indicadores de desempenho.
Além disso, o gestor consegue alinhar as expectativas e evitar os retrabalhos, os quais representam perda de tempo e recursos que poderiam ser investidos em novos projetos.
Monitore sinais de cansaço e esgotamento mental
No setor de TI, é muito importante trabalhar a todo o vapor e conseguir entregar as demandas dentro do prazo. Mas é necessário tomar cuidado com os excessos. Funcionários demasiadamente cansados levam ao desgaste da equipe, que acaba perdendo em produtividade.
Por isso, estimule os seus colaboradores a fazerem pausas para o café, tirar a hora do almoço integralmente e não exagerar nas horas extras. Os períodos de descanso, ainda que pequenos, são fundamentais para que a pessoa apresente um bom rendimento no trabalho.
Ter planos e horários bem delimitados para os projetos também representam um importante papel na prevenção do desgaste do time. Mais uma vez, entra o planejamento como etapa fundamental para qualquer projeto. Com ele, pode-se organizar as demandas e evitar a exaustão dos seus colaboradores. E a sua também!
Aposte na comunicação integrada para otimizar tempo
Investir em soluções de comunicação integrada de uma equipe de TI são absolutamente necessárias para o sucesso da estratégia do negócio. É por meio dela que colaboradores e equipes interagem entre si de forma mais direta. Isso pode ser feito por mensagens instantâneas, plataformas de comunicação e e-mails.
Para suprir essa necessidade, pode-se adotar o Customer Relationship Management (CRM), que facilita a interação e gerenciamento de assuntos da TI junto aos clientes externos. Ele também pode trabalhar de forma conjunta com o Enterprise Resource Planning (ERP) da empresa, melhorando bastante a comunicação interna, o que agiliza os trabalhos.
Além disso, o setor de TI consegue interagir melhor com as demais áreas da organização, sem a necessidade de ir de um lado a outro para buscar informações, resolver problemas e tirar dúvidas com outros profissionais.
Como você pôde perceber, o papel da TI é muito importante e relevante para a empresa. E, como são várias atividades, otimizar tempo é fundamental para cumprir os prazos, sem perder em excelência na execução das tarefas e na qualidade dos serviços prestados. Seguindo essas dicas, você conseguirá atingir as suas metas com sucesso!
