Qual a diferença entre uma gestão de TI eficiente e uma ineficiente? A primeira atua de modo consistente e proativo, enquanto a segunda apenas se preocupa em “apagar incêndios”. Qual o motivo dessa diferenciação? Mais do que nunca, essa é uma questão essencial para os modernos setores de TI. Na medida em que as inovações tecnológicas são cada vez mais determinantes para o sucesso de um negócio, tornar a gestão mais eficiente se tornou absolutamente indispensável. Indo um pouco além, uma gestão de TI abandonada e reativa, geralmente custa muito mais do que uma TI bem cuidada.
Neste texto procuramos mostrar alguns pontos principais de como deixar a gestão de TI da sua empresa muito mais eficiente, assim você conseguirá tornar a TI de fato um fator estratégico de crescimento. Boa leitura!
Defina objetivos claros e factíveis ao setor de TI
É essencial definir objetivos claros e factíveis ao setor de TI, bem como esclarecer à equipe quais as expectativas da empresa em relação a ela. Essa compreensão dá foco e ajuda a moldar prioridades.
Sem um papel bem definido, o setor de TI não tem direção. Desse modo, sua equipe não poderá ser “eficiente”, pois seus membros não entendem o que isso significa no contexto de negócios da empresa. Em geral, as ações da equipe de TI se encontram entre duas extremidades de um continuum.
Por um lado, ela deve agir operacionalmente, focando os processos mais eficientes e/ou de menor custo para fornecer serviços mínimos ao negócio. Por outro, a equipe deve atuar como facilitadora, concentrando-se em habilitar soluções para os clientes internos.
A desconexão se dá quando a gestão de TI falha ao garantir a execução dessa dupla função. Ou seja, em termos operacionais, o setor continua acarretando altos custos o que, por sua vez, impede o oferecimento de soluções eficazes.
Defina métricas adequadas
Só é possível melhorar aquilo que pode ser medido, certo? Uma gestão de TI eficiente não se limita a definir objetivos claros e factíveis à sua equipe, mas também se preocupa em mensurar seus resultados. Afinal, ter objetivos claramente definidos ajuda a entender melhor quais métricas devem ser utilizadas.
Portanto, em vez de se concentrar em indicadores “vaidosos” que fazem sua equipe parecer boa aos olhos da gestão, você deve encontrar métricas que se ajustem diretamente às suas prioridades. Nesse contexto, o ideal é definir poucas métricas. Assim, sua equipe pode colocar o foco em prioridades ao mesmo tempo sólidas e abrangentes.
Isso impede que seus colaboradores se distraiam com ideias secundárias e garante que mantenham um ritmo constante para completar tarefas menores, além de simplificar a coleta de medições reveladoras sobre seu progresso. A partir desse ponto, fica mais fácil capacitar continuamente os colaboradores para que se movimentem de forma mais ágil e eficaz.
Construa relacionamentos com outros líderes empresariais
Para ser eficiente, a gestão de TI deve compreender dois princípios essenciais: primeiro, a importância de se envolver ativamente no processo de tomada de decisões e, segundo, o fato de que não há como se desviar de suas responsabilidades básicas. Ao atuar em concordância com esses princípios, você terá mais chances de obter a credibilidade para dar seus próprios passos e agir de acordo com suas convicções.
Uma vez construída sua reputação, é recomendável construir relacionamentos com outros líderes, a fim de entender seus problemas e como é possível superá-los. Trata-se de um passo decisivo para entrar com segurança nos processos de tomadas de decisões.
Isso é válido tanto se você atua em uma grande empresa quanto no caso de ser dono do seu próprio negócio. Afinal, se o setor de TI não está envolvido no momento em que se busca superar problemas, será mais complicado implementar soluções que funcionem com os sistemas atuais da empresa. Geralmente o setor de TI é visto com uma ferramenta de apoio enquanto poderia estar no topo das prioridades para o sucesso do negócio, tão importante quanto finanças ou marketing.
Concentre-se nas causas, não nos efeitos
Os departamentos de TI geralmente sofrem com excesso de trabalho e falta de pessoal. Muitos colaboradores se queixam de passar a maior parte de seu tempo a apagar os incêndios e a lidar com tickets de ajuda. Como sua equipe poderá fazer qualquer outra coisa quando problemas urgentes ocupam todo o seu tempo?
Em outras palavras, para gastar uma porcentagem menor de tempo lidando com problemas urgentes, é necessário entender e abordar as raízes de um problema, não apenas os “sintomas”. Ok, mas como efetivar isso?
Os melhores insights vêm dos colaboradores que realmente atuam na linha de frente. Contudo, eles precisam de apoio e incentivo da gestão, de modo a se sentirem confortáveis para dar um passo atrás e refletir acerca das causas que levam a problemas recorrentes. Nesse caso, reserve um tempo para conversar mais com o usuário final. Durante um atendimento de um chamado in loco, preocupe-se em questionar as pessoas sobre suas necessidades e ideias para resolução dos problemas de TI.
Procure por ajuda especializada
Sabemos o quanto custa manter uma equipe de TI eficiente. Ter bons analistas, capazes de diminuir a recorrência de problemas de tecnologia e ainda seres agentes estratégicos no seu negócio, pode sair mais caro do que seu orçamento permite.
Como alternativa, uma empresa terceirizada de TI pode ser uma solução interessante, simplesmente por esse motivo: o lucro de uma empresa prestadora de serviços de TI está totalmente ligado à sua eficiência de atendimento. Ou seja, ao invés de contratar mais funcionários e pagá-los por hora, você pode pode contratar um parceiro de TI que irá te entregar resultados, pois esse parceiro vai utilizar todos os recursos para tornar a sua TI mais eficiente possível – só assim ele terá lucro no contrato de prestação de serviços.
