Toda empresa precisa renovar seus equipamentos quando já perderam sua vida útil ou quando apresentam danos irreparáveis. Mas sempre há aqueles equipamentos que devem ser trocados periodicamente, por isso, precisamos ficar sempre atentos.
O gestor de TI deve, portanto, recorrer à troca do parque tecnológico toda vez que notar novas demandas ou achar que isso vai otimizar os serviços no setor. Então, para saber o tempo exato de troca e/ou otimização dos equipamentos, veja pelo menos 7 ótimas dicas para efetuar corretamente esse processo de troca de equipamentos de TI na sua organização:
1. Antes de tudo, elabore um plano
O gestor de TI e sua equipe devem elaborar um minucioso plano antes de proceder à troca de equipamentos de TI. Esse esquema, que pode ser chamado de Plano Gestor da Tecnologia da Informação, tem como finalidade oferecer diretrizes para a empresa, procurando reunir os recursos orçamentários da infraestrutura tecnológica de maneira estruturada. É por ele que se vai fazer a devida associação entre planejamento e tecnologia.
O plano deve envolver elementos da TI como: infraestrutura; hardware; softwares; sistemas operacionais; equipamentos de rede; comunicações; processos realizados no setor etc.
2. Não troque os equipamentos de TI sem realizar vários orçamentos
A busca pela economia na hora de trocar o parque tecnológico é outra dica para o gestor de TI. Não se precipite em comprar os equipamentos no primeiro fornecedor. É possível que a empresa já tenha um fornecedor específico, mas não custa fazer diferentes orçamentos para comparar os preços.
Além disso, é válido considerar todas as possibilidades e variar os orçamentos conforme essas possibilidades. Avalie a possibilidade, por exemplo, de reparar os defeitos e substituir algumas peças, em vez de trocar todo o equipamento.
Compare os custos de manutenção de um hardware antigo com o custo-benefício de adquirir um equipamento novo. Muitas vezes, a nova aquisição sai muito mais em conta do que manter equipamentos velhos e que não apresentam boa produtividade.
A realização de muitos orçamentos permite estimar bem os casos e tomar uma decisão mais acertada.
3. Avalie as melhores opções de equipamentos
Para substituir os equipamentos de TI, convém pesquisar pelos melhores modelos e marcas. Considere que a tecnologia modifica-se rapidamente, inovando-se e sempre oferecendo novos recursos. Assim, dentro de um ano, já podem ter ocorrido grandes transformações em dado tipo de equipamento.
Fique a par das últimas inovações e atualizações e procure escolher os equipamentos de TI das marcas mais famosas, que tenham boa reputação.
Lembre que, em geral, esses equipamentos custam caro. E a escolha certa entre uma marca e outra pode oferecer significativas diferenças na sua economia e na produtividade da equipe.
Uma boa notícia para as empresas que não dispõem de espaços amplos para conter o setor de TI é que, atualmente, a tendência da tecnologia é compactar-se na medida em que oferece mais eficiência. As redes sem fio, por exemplo, tornaram-se mais seguras, mais rápidas e com capacidade para acumular uma quantidade maior de dispositivos simultâneos.
4. Procure pelo melhor fornecedor
Às vezes, a decisão pelo melhor fornecedor não compete ao dirigente do setor. Mas é sempre recomendável que ele pesquise e opine, sempre visando os menores custos para a empresa e a aquisição dos melhores produtos.
Um fornecedor adequado deve apresentar características como:
- boa reputação no mercado;
- boas referências dos clientes;
- condições satisfatórias de pagamento (parcelamento e prazo);
- preços competitivos;
- atendimento de boa qualidade;
- produtos de qualidade garantida;
- suporte técnico e de manutenção apropriado;
- profissionais especializados e fornecimento de treinamento quando necessário;
- entrega em tempo hábil;
- boa política de trocas e devoluções.
O bom parceiro de mercado deve conservar um relacionamento duradouro. Antes, durante e após a venda, ele deve manter contato com seus clientes, disponibilizando-se para oferecer suporte sempre que for necessário.
5. Tenha cuidado com a compatibilidade dos novos equipamentos de TI
Quando o gestor de TI decide por instalar um novo software em qualquer sistema, deve-se ter em mente que os requisitos mínimos sejam atendidos. Um hardware muito antigo, por exemplo, dificilmente apresenta essa compatibilidade, vindo a impedir a melhor execução do software.
Sem que aqueles requisitos mínimos sejam atendidos, os equipamentos de TI não funcionarão corretamente, causando prejuízos à empresa. Talvez seja indispensável realizar atualizações, buscar modelos compatíveis ou fazer a aquisição de dispositivos de compatibilidade.
Hardwares e softwares atualizados garantem maior segurança e contribuem para a melhor infraestrutura do parque tecnológico.
A implantação de novos sistemas pode ser demorada e complexa, dependendo do nível de especialização da equipe interna e do uso que fazem do sistema. Geralmente, eles podem ser usuários de aplicativos que não são compatíveis com o novo sistema. Isso vai gerar conflitos e pode comprometer a produtividade do setor de TI.
Muitas vezes, uma simples configuração resolve problemas de incompatibilidade, mas em outras ocasiões os transtornos podem ser mais sérios. O gestor de TI deve analisar as possibilidades a fim de evitar aquisições malfeitas e que causem perdas financeiras à organização.
6. Priorize a redução do tempo de inatividade
A necessidade de ocupar o tempo disponível com atividades é fundamental para aumentar a produtividade do setor de TI. Por isso, os equipamentos de TI devem proporcionar a redução do tempo de ócio.
Quando os equipamentos tornam-se muito desgastados devido ao tempo e ao uso, ocorrem com mais facilidade aqueles períodos de inatividade. Por isso, quando o gestor de TI perceber que esses eventos estão se tornando corriqueiros, certamente é um bom indício de que chegou a hora de trocar os equipamentos de TI.
Pode se tratar somente de uma máquina ou de uma rede inteira. Seja como for, o tempo de inatividade afeta todo o negócio, resultando em perda de receita que, muitas vezes, não pode ser recuperada.
7. Considere a possibilidade de locação
A locação de equipamentos de TI é, atualmente, uma alternativa menos onerosa para diversas empresas.
Quando a organização não dispõe de recursos para fazer a aquisição de alguns equipamentos, poderá alugá-los em empresas especializadas. O gestor de TI tem a oportunidade de usufruir das soluções mais modernas e eficientes, a custos bem mais baixos.
Existem muitas vantagens em optar pela locação de equipamentos de TI:
- não há perda por depreciação do bem, nem custos de imobilização;
- não há custos com gerenciamento do parque tecnológico;
- o valor pago pela locação mensalmente pode ser lançado como despesa, podendo ser abatido do imposto de renda e, também, são gerados créditos de PIS/COFINS (lucro real);
- economia de tempo na execução dos projetos;
- entrega, montagem e instalação no local desejado;
- peças de reposição disponíveis para substituição imediata;
- aluguel de acordo com a demanda.
Deve-se fazer uma boa comparação entre o valor a ser gasto com a aquisição direta e o aluguel dos equipamentos, de sorte a tomar uma decisão mais bem embasada.
