Existem dois assuntos que estão muito presentes nas organizações atuais: a importância da tecnologia da informação e a redução de custos. Mas o que um tem a ver com o outro? Simples: uma forma eficaz de diminuir gastos nas empresas é por meio da manutenção de equipamentos de tecnologia.
Quando se fala em reduzir custos, a maioria dos gestores volta suas atenções para cortes de gastos com pessoal, encerramento de processos e fim de produtos estratégicos. De fato são despesas grandes que geram um impacto significativo no orçamento da organização, mas cortá-las não é a melhor solução.
Em médio prazo, a empresa pode perder em resultados, trabalhando com uma equipe reduzida e menos produtiva, comercializando menos produtos e serviços e funcionando por meio de processos manuais lentos e caros.
O resultado disso é uma queda substancial na margem de lucro. Ou seja: de nada adianta cortar custos, se a empresa deixa de ser eficiente.
A melhor receita para a redução de gastos é cuidar daquelas despesas pequenas, que quase passam despercebidas, mas que podem ser otimizadas para proporcionar uma melhora no balanço financeiro da empresa, sem que haja perda de produtividade.
E a manutenção de equipamentos de TI é um destes custos. Com a ajuda da tecnologia avançada dos dias de hoje, é possível se organizar para conseguir uma otimização dos custos nessa área, gerando bons resultados para a empresa.
Veja, abaixo, 12 dicas e erros cometidos por gerentes de TI que podem diminuir os custos com manutenção de equipamentos de TI e aprenda como você pode evitá-los. Confira agora mesmo!
1. Atualize os softwares constantemente
Os softwares são os programas responsáveis por fazer com que os equipamentos funcionem da melhor maneira possível. Portanto, se um software estiver desatualizado, significa que o equipamento não será capaz de funcionar em sua capacidade máxima, trazendo prejuízos para a organização.
Muitas empresas adotam uma política de atualização automática de softwares. Portanto, se for um equipamento ligado à internet, as novidades podem ser implementadas automaticamente. Mas também há casos em que é necessário uma atitude proativa do responsável pelo equipamento.
Nessa situação, o ideal é realizar um inventário no qual você possa controlar quais foram as últimas atualizações quando elas costumam acontecer. Assim, você minimiza a chance de perder alguma data importante de atualização.
2. Faça a manutenção preventiva
Assim como um carro ou um eletrodoméstico, equipamentos utilizados na empresa precisam passar por manutenção preventiva. Isso é fundamental para que tudo esteja sempre funcionando da melhor maneira possível.
A manutenção preventiva tem a grande vantagem de oferecer ao gestor a possibilidade de saber quais os valores necessários para que os serviços sejam realizados. Assim, você pode incluir os custos no seu orçamento.
Equipamentos que não passam por manutenção preventiva, podem apresentar problemas. Além de ficarem indisponíveis para uso, durante um certo tempo, o conserto ainda ficará bem mais caro do que o custo de se seguir o cronograma de manutenções programadas pelo fabricante.
É importante que os funcionários responsáveis por equipamentos tenham essas datas em mente.
Lembre-se também que todo um setor pode ser paralisado por causa de uma falha em um aparelho. Esse tempo de parada atrapalha o desenvolvimento das atividades e coloca em risco o prazo de entrega ao cliente.
3. Adote soluções em nuvem
Cada vez mais, o cloud computing tem se tornando essencial para as empresas. A computação em nuvem possibilita ganhos de performance na gestão de dados e também ajuda a reduzir custos com manutenção de servidores e locação de espaço para acomodar esses equipamentos.
Mas não é só isso. O cloud computing é uma solução eficaz e segura, que faz com que os dados da organização estejam sempre disponíveis para apoiar o processo de tomada de decisões na empresa.
E, como se não bastasse, ainda traz maior segurança, já que a possibilidade de fraudes em servidores em nuvem é bem menor do que na gestão tradicional de informações.
Se a sua empresa ainda não adotou as soluções de computação em nuvem, procure saber mais sobre o tema e veja como você poderá economizar em muitas frentes, dentre elas a manutenção de equipamentos.
Além do mais, a rotina de trabalho atual é muito dinâmica e exigente. Com as soluções em nuvem, você acessa informações e documentos a qualquer hora e lugar. Assim, é possível tomar decisões com mais eficiência e de acordo com as demandas do mercado.
4. Elabore um mapeamento de custos
Para controlar e diminuir os custos com manutenção de equipamentos, primeiro é preciso saber de onde essas despesas estão vindo. Para isso, é preciso implementar um sistema de gestão das manutenções, com dados como horas de trabalho e materiais utilizados na execução de serviços em cada uma das máquinas.
Com isso, você consegue realizar a alocação mais eficiente de recursos para manutenção, reduzindo custos com serviços desnecessários. Essa gestão ajuda muito, principalmente na questão da manutenção preventiva, que já foi tratada aqui no post.
5. Organize os softwares
A maioria dos softwares funciona por meio de licenças especiais de utilização. Ou seja: a empresa compra o software, mas precisa pagar para utilizá-lo. E essas licenças precisam de uma renovação, cuja periodicidade varia de acordo com o fabricante.
A não observação desses prazos de validade gera cobrança de multa e torna-se um gasto desnecessário na utilização de equipamentos.
Portanto, a gestão dos softwares é fundamental para evitar esse tipo de custo para a empresa. O ideal é montar um inventário eletrônico de todos os softwares que são utilizados na organização, com as suas respectivas datas de renovação de licença.
Para que isso funcione bem, você pode deixar que cada funcionário que utiliza o software fique responsável por controlar a sua data de validade, alertando o gestor sobre a necessidade de atualização.
Essa atitude faz com que você tenha mais tempo para se dedicar às questões mais importantes da gestão e demonstra que você confia em seus colaboradores. Como consequência disso, eles se sentem mais confiantes e engajados nos objetivos do negócio.
6. Estude a possibilidade de alugar equipamentos
Dependendo do ramo de atuação e da quantidade e volume dos equipamentos necessários, o aluguel pode ser uma solução interessante para a sua empresa.
A grande vantagem de alugar um equipamento, em vez de adquiri-lo, é que você passa a não ser mais o responsável pelos custos com manutenção. Eles ficam a cargo da empresa que está cedendo os equipamentos para a organização.
Com um contrato de aluguel bem-feito, você consegue minimizar esses custos e ganhar em agilidade em seus processos internos, já que terá os equipamentos sempre funcionando em sua máxima capacidade.
A pressão por resultados positivos faz com que muitos gerentes de TI percam o controle de suas empresas. Nessas horas, todos os detalhes são fundamentais para garantir o funcionamento dos processos e o alcance dos objetivos.
Por isso, algumas situações devem ser evitadas por um profissional de sucesso. Acompanhe!
7. Ter um fornecedor de baixa qualidade
Um gerente de TI de sucesso sempre trabalha com fornecedores de qualidade e notoriedade no mercado. Apesar disso, muitos ainda utilizam apenas a questão financeira para fazer negociações e tomar decisões.
Essa atitude é muito perigosa, pois abre espaço para propostas ineficientes e que atrapalham o seu planejamento. Trabalhar com produtos mais baratos quase sempre significa colocar em risco o equilíbrio operacional da gestão.
Por isso, faça uma pesquisa e encontre um fornecedor que oferece um serviço com bom custo-benefício e que tenha muita qualidade em seu atendimento. Saiba negociar e obtenha as melhores condições contratuais para o seu negócio.
8. Não atualizar a equipe
A atuação de um gerente de TI deve ser certeira e muito confiante. Entretanto, ele não é um profissional que atua sozinho, e precisa do apoio de uma equipe competente e muito experiente.
Realizar treinamentos e cursos de capacitação é uma ótima forma para atualizar todos os funcionários e difundir boas práticas e conhecimentos. Fique atento com o que há de mais moderno no mercado e coloque isso à disposição de sua equipe.
Esses cuidados são essenciais para evitar problemas e manter o nível da produção. Funcionários despreparados e que não sabem utilizar as suas ferramentas adequadamente causam mais problemas, fazendo com que você não consiga diminuir os custos com manutenção de equipamentos.
9. Não ter um funcionário dedicado ao registro de falhas
Imprevistos e situações indesejáveis acontecem por mais que a sua gestão seja muito bem preparada. De qualquer forma, todos esses casos precisam ser registrados e documentos.
Assim, você tem mais segurança para identificar falhas e localizar a origens dos problemas com as suas máquinas. Sem esse cuidado, os custos se elevam e você não consegue controlar o gerenciamento de TI com eficiência.
Portanto sempre tenha um funcionário responsável ao registro e à análise de falhas.
10. Não utilizar nobreak
Em um servidor, o fornecimento de energia não pode ser interrompido. Quando isso acontece, várias informações e dados podem ser perdidos e o sistema pode cair. As consequências dessas situações aumentam as despesas e causam muitas dores de cabeça.
Usar um nobreak é uma boa maneira para evitar essas situações e ganhar tempo em sua rotina. Ele é um estabilizador com bateria que auxilia na proteção de equipamentos eletrônicos contra quedas e oscilações na rede de energia elétrica.
Existem vários modelos disponíveis no mercado, portanto, escolha aquele que seja mais adequado às suas necessidades.
11. Parar de acompanhar as mudanças do mercado
As mudanças acontecem quando menos se espera em todas as áreas de atuação, e não poderia ser diferente para a tecnologia da informação. Com o passar do tempo, novos produtos e soluções são lançados e revolucionam a maneira como as pessoas e empresas interagem entre si.
O que hoje é procurado por todos, em um curto intervalo de tempo, pode se tornar obsoleto e fora de moda. Utilizar uma tecnologia atrasada não o ajuda a reduzir os custos com manutenção de equipamentos.
Desse modo, mantenha-se antenado com as novidades do mercado, participando de palestras e encontros tecnológicos, lendo revistas e marcando a sua presença em fóruns de discussão. Faça também networking com os melhores profissionais do mercado.
Essas questões, além de melhorarem a performance de sua gestão, mostram que você está preocupado em reduzir custos e mostrar resultados melhores aos seus diretores.
12. Apenas apagar incêndios
Infelizmente, muitos apenas se lembram do setor de TI quando acontece algum problema com os equipamentos eletrônicos. Essa situação cria a ideia de que os erros são recorrentes e nenhuma solução é aplicada efetivamente.
Por mais que você precise solucionar casos emergenciais, é essencial fazer com que eles não aconteçam novamente. Para que isso aconteça, você deve utilizar as ferramentas mais modernas que o mercado oferece e que estejam dentro das expectativas dos clientes.
Além do mais, é possível usar métricas para avaliar o desempenho dos sistemas e das soluções adotadas. Os impactos que a infraestrutura de TI geram para a empresa são variados, por isso, saiba utilizar os indicadores corretos para cada situação.
Não se esqueça que eles também permitem a análise qualitativa e quantitativa das suas instalações. Assim, você tem mais facilidade para identificar gargalos e propor soluções que melhoram o desempenho do negócio.
Percebe-se que existem vários desafios na rotina de trabalho de um gerente de TI. Além de propor soluções eficientes, é fundamental reduzir os custos com manutenção de equipamentos. Apesar de alguns profissionais não darem a devida importância para esse assunto, essas despesas oneram o orçamento de qualquer negócio.
Com este post, você descobriu 12 importantes dicas e erros que não podem ser cometidos para, assim, controlar gastos e garantir o funcionamento de todos os serviços. Ademais, você também descobriu isso acontece com grande frequência em todos os tipos de empresas e que, portanto, podem ser facilmente evitados.
Ao colocar em práticas essas questões, você consegue tomar decisões com mais segurança, aumentando, assim, a satisfação dos clientes.
