Apostar em empresas de outsourcing de TI — um movimento também conhecido como terceirização — é uma solução cada vez mais adotada pelas empresas e gera diversos benefícios, além de permitir que o setor adote uma postura mais estratégica nas organizações, agregando valor e ajudando no crescimento do negócio.
Naturalmente, para que o processo traga os benefícios esperados, é crucial entender os fatores que devem ser levados em consideração na hora de escolher uma parceria. Optar por uma empresa devidamente qualificada para suprir suas necessidades é determinante pra garantir o sucesso em curto e longo prazo.
Pensando nisso, criamos o artigo de hoje. Nele, abordaremos os pontos que você deve considerar para optar pelo parceiro mais adequado. Além disso, vamos nos aprofundar nas vantagens e desafios da terceirização e listar os setores em que essa estratégia pode ser aplicada. Quer saber mais? Confira!
Como escolher uma boa parceria para seu TI
Antes de assinar seu contrato de outsourcing, é preciso levantar algumas informações sobre a outra parte. Entender o que ela tem a oferecer, bem como sua reputação no mercado, é essencial para tomar uma decisão mais assertiva. Para ajudar nesse processo, listamos a seguir medidas que devem ser tomadas para garantir a eficiência da parceria.
Conheça as necessidades do seu negócio
Como em qualquer outra operação que vise trazer melhorias ao seu negócio, é imprescindível começar por um entendimento profundo sobre suas necessidades. Realize um mapeamento para entender os setores que mais poderiam se beneficiar com o outsourcing e entenda quais os principais problemas a serem resolvidos.
A partir daí, você pode traçar um paralelo com o que a outra empresa tem a oferecer, e assim verificar se as soluções propostas são efetivas para resolver suas carências. Mais do que conhecer suas necessidades, é preciso entender a cultura e os valores de seu empreendimento. Contar com um parceiro compatível com seus próprios princípios tem impacto direto nos resultados.
Comprove a experiência e pesquise referências
Contratar um provedor de serviços terceirizado é um marco para a sua empresa. Por isso, você não vai querer lidar com profisisonais desqualificados ou sem experiência no mercado. Avalie os cases de sucesso do possível parceiro e verifique se ele tem as credenciais necessárias. Além disso, busque ter uma estimativa do seu número de clientes e a quantidade de projetos concluídos com sucesso.
É claro que uma reunião e até pesquisas online são úteis e necessárias para comprovar essa experiência. Porém, a fonte mais confiável segue sendo o feedback de referências. Peça ao provedor o contato de pessoas que já tenham contratado seus serviços. Com isso em mãos, você pode contatá-las diretamente para confirmar a credibilidade da empresa em questão.
Verifique a infraestrutura
Se possível, agende uma visita in loco para verificar sua infraestrutura. Lá, você tem a oportunidade de observar como o candidato a parceiro aplica sua metodologia, como as equipes de trabalho são organizadas e como os processos são desenvolvidos.
Com a visita física, é possível garantir que a empresa conte com os equipamentos necessários para suprir seu negócio com a solução que você precisa.
Entenda as políticas de suporte e atendimento
Como em qualquer tipo de serviço, é essencial entender o que pode ser feito em caso de falhas ao entregar o que você espera. Existe uma equipe de suporte disponível em horário comercial? É fácil conseguir atendimento caso necessário? Há uma flexibilidade nas soluções apresentadas?
A resposta para essas perguntas pode ser o diferencial entre um serviço de qualidade e outro que, em vez de melhorias, trará mais dores de cabeça.
Principais vantagens do outsourcing de TI
Entendidos os pontos que devem ser levados em conta para antes da assinatura do contrato, nos voltaremos agora aos 10 principais benefícios que o outsourcing de TI pode trazer para o seu negócio. Acompanhe!
1. Redução de custos
A redução de custos é um dos principais objetivos de qualquer gestor e é fundamental para a eficiência, o crescimento e a competitividade de um negócio. Diminuindo os dispêndios, torna-se possível obter margens de lucro maiores ou reduzir os preços oferecidos para os clientes — dependendo da estratégia —, aumentando o volume de vendas.
Nesse sentido, o outsourcing de TI pode contribuir consideravelmente para a diminuição de gastos de diversas formas. As principais são:
- desnecessidade de investir na aquisição e na manutenção de um núcleo de TI;
- desnecessidade de contar com espaço, máquinas, equipamentos e profissionais.
Em modelos mais flexíveis de terceirização, as empresas podem contratar serviços de acordo com a necessidade e a demanda, em vez de pagar pelo que não será devidamente aproveitado. Assim, o custo operacional se torna ainda menor.
1. Aumento da previsibilidade dos custos
A escolha por fechar uma parceria com empresas de outsourcing de TI envolve, principalmente, a necessidade de reduzir os custos. Dependendo do contrato fechado, o pagamento é feito mensalmente, de acordo com a quantidade de profissionais contratados, de suportes realizados e a ferramenta utilizada, por exemplo.
Isso impede que a sua organização tenha que arcar com a manutenção de funcionários subutilizados (e que podem passar bastante tempo ociosos). Assim, além de eliminar desperdícios e poder dedicar mais recursos para novos investimentos, passa-se a ter maior previsibilidade sobre o quanto se gasta em determinado período — o que é fundamental para um controle de orçamento mais eficaz.
2. Assistência especializada
Outra grande vantagem de optar pelo outsourcing de TI é a possibilidade de contar com empresas e equipes que têm o know-how na área de atuação. Isso quer dizer que existem especialistas em diversas plataformas, que se mantêm constantemente capacitados e atualizados para oferecer as melhores soluções.
Assim, a gestão se torna mais eficiente e garante a continuidade dos processos, embora eles sejam executados por terceiros. Ainda que exista insegurança a respeito dos impactos que a terceirização pode gerar na empresa, vale lembrar que os contratos com as prestadoras de serviços normalmente têm cláusulas que ajudam a garantir bons resultados.
São os chamados SLAs, sigla em inglês para Acordo de Nível de Serviço. Neles, são firmados acordos que envolvem os resultados mínimos que o contratante espera da equipe de TI. Para isso, métricas e indicadores de desempenho são constantemente avaliados. Vale ressaltar que o não alcance das metas pode gerar penalidades para a terceirizada, caso previsto em contrato.
3. Acesso à tecnologia de ponta
Empresas especializadas em outsourcing estão sempre acompanhando as tendências da área, a fim de oferecer serviços mais avançados e trazer o que há de melhor no mercado para atender às necessidades dos clientes — influenciando diretamente no desenvolvimento e crescimento do negócio.
Em tempos em que as mudanças ocorrem em grande velocidade, é preciso estar por dentro dos lançamentos, buscando evitar a obsolescência e trazendo novos recursos para que as organizações possam contar com o que o mercado tem a oferecer de melhor.
Vale ressaltar que, em mercados cada vez mais competitivos, aproveitar os recursos e as soluções lançadas pode trazer impactos positivos para a produtividade, ganho de qualidade, redução de custos e aumento da eficiência. Esses fatores são fundamentais para o crescimento do negócio e a criação de vantagem competitiva.
4. Segurança das informações
Manter a segurança dos dados de uma organização é uma tarefa complexa, mesmo com todos os avanços alcançados. Sem dúvidas, essa é uma preocupação frequente dos gestores, principalmente em relação às informações mais estratégicas, usadas para criar e aumentar a competitividade e sair na frente dos concorrentes.
Nesse sentido, contar com boas empresas de outsourcing de TI pode fazer grande diferença no seu negócio, visto que os profissionais especializados podem indicar qual é a melhor solução para as suas necessidades.
Além disso, eles são os mais capacitados para indicar qual é a melhor opção para casos em que é necessário realizar a recuperação de arquivos que foram perdidos por algum motivo — como falha no equipamento.
5. Ganho em produtividade
Como as empresas e as equipes que prestam esse tipo de serviço são especializadas naquilo que fazem, elas investem frequentemente em ferramentas, soluções e treinamentos que ajudam a melhorar cada vez mais o atendimento — tanto para o contratante quanto para o cliente final.
Além disso, por meio das experiências adquiridas ao longo do tempo com outros trabalhos, as equipes se qualificam para executarem os processos com qualidade e em menos tempo, garantindo boa produtividade e eficiência nas operações.
Em determinadas situações, essa agilidade e resposta rápida podem ser o diferencial que a empresa precisa para evitar desperdícios, reduzir perdas, aproveitar as oportunidades, mitigar as ameaças e melhorar a experiência do cliente. Em todos os casos, são pontos cruciais para alcançar a excelência nos negócios.
6. Foco no core business
Ao terceirizar algumas atividades, a empresa passa a direcionar o foco para a sua atividade-fim, enquanto as operações ficam a cargo dos prestadores de serviço contratados.
Em outras palavras, os gestores podem concentrar os esforços na atividade que, de fato, gera renda para o negócio — enquanto outros processos passam a ser apenas acompanhados, o que proporciona economia de tempo e torna os líderes mais produtivos.
Dessa forma, ao mesmo tempo em que o seu negócio pode se dedicar cada vez mais em agregar valor para os clientes, colocando os esforços no que faz, por outro lado, existe a segurança de que as demais atividades estão sob a gestão de equipes altamente especializadas, focadas em oferecer um atendimento de qualidade.
7. Agilidade nos processos
Ter uma equipe especializada e preparada para atender às mais diversas demandas da organização, além de ter as ferramentas e a tecnologia necessárias, contribui para que os processos sejam otimizados e concluídos com mais rapidez.
Como resultado, percebe-se outros benefícios:
- redução do tempo de parada das atividades;
- aumento da produtividade das equipes internas.
8. Flexibilidade
A empresa passa a contar com mais flexibilidade nos processos, uma vez que as empresas de outsourcing de TI conseguem se adaptar mais facilmente às necessidades internas e às mudanças que surgem no mercado constantemente.
Isso permite que as demandas das áreas e de parceiros sejam atendidas com mais rapidez e qualidade.
9. Aumento da variedade e da qualidade dos serviços
Podemos notar um aumento crescente no avanço de tendências em TI, com o surgimento de ferramentas e soluções como Big Data, Cloud Computing, Machine Learning, Inteligência Artificial, entre outras.
Como a tendência é a de que as empresas passem a adotar essas inovações no modelo de negócio, manter uma equipe com especialistas em cada uma dessas soluções seria praticamente inviável. Isso também impactaria diretamente nos custos, que seriam muito altos.
Porém, essa diversidade não é um problema para empresas de outsourcing de TI bem estruturadas. Como elas costumam atender a vários clientes, contam com um quadro de profissionais mais amplo, além de poder investir em colaboradores de diferentes especialidades e perfis.
Outro ponto que vale a pena destacar é o fato que, justamente por tratarem de problemas distintos na rotina, conseguem lidar de forma satisfatória mesmo nos casos mais atípicos — o que dificilmente ocorre com um colaborador interno, acostumado a trabalhar com demandas e soluções semelhantes.
10. Ganho em satisfação dos clientes (internos e externos)
Isso é possível graças à melhoria no atendimento das demandas internas, o qual passa a ser feito com mais agilidade e qualidade. Essas mudanças contribuem para que o trabalho das outras áreas seja otimizado e, consequentemente, para que os clientes externos percebam o ganho em eficiência nos processos.
Assim, todas essas vantagens contribuem para que a empresa melhore a sua imagem no mercado e se torne mais competitiva.
Serviços que podem ser otimizados por meio do outsourcing de TI
Apesar de a computação em nuvem ser o tipo de serviço mais conhecido no que diz respeito ao outsourcing de TI, existem outras soluções que podem atender perfeitamente às necessidades de uma empresa. Entre elas estão:
- consultorias;
- infraestrutura (data center);
- segurança digital;
- help desk e service desk;
- desenvolvimento de aplicações;
- integração de sistemas;
- monitoramento de redes;
- comunicação (soluções em telefonia).
Principais desafios da parceria com empresas de outsourcing de TI
Apesar dos diversos benefícios que podem ser obtidos por meio do outsourcing, é preciso ressaltar a existência de alguns desafios ao implementar essa terceirização na empresa. Listamos os principais nos tópicos a seguir.
Nível de controle do gestor
Um dos receios de muitos gestores no que diz respeito à terceirização de alguns processos é o nível de controle. Como o outsourcing promove uma gestão descentralizada, é natural que algumas decisões não estejam totalmente nas mãos do gestor.
Apesar da sensação de falta de controle que isso pode gerar, na prática não é assim que funciona. Ainda que a empresa parceira seja responsável por questões relacionadas aos recursos e à mão de obra, é a sua empresa que controla os indicadores como o SLA (acordo de nível de serviço) e pode cobrar que algumas melhorias sejam realizadas — caso o serviço oferecido esteja aquém do contratado.
Isso quer dizer que o gestor ainda pode solicitar aperfeiçoamentos e outras mudanças caso julgue necessário e se perceber que a qualidade entregue não atende às necessidades do negócio.
Efeitos nos colaboradores
Quando algumas alterações precisam ser implementadas na empresa, as equipes, principalmente de RH, se preocupam com a reação dos colaboradores e de que forma eles se adaptarão aos novos fluxos de trabalho. Isso acontece devido à resistência à mudança, natural nessas situações.
Dessa forma, podemos dizer que os efeitos do outsourcing de TI nos funcionários também costumam ser um desafio levantado. Entretanto, com as vantagens que essa estratégia traz para a organização, não é difícil mostrar como todos serão beneficiados com a mudança.
Integração de dados
Outro aspecto muito sinalizado é a questão da integração entre os dados dos parceiros de negócios e a empresa contratante. Em uma época na qual a informação é tudo e representa um grande diferencial competitivo, deixar de obtê-la no momento certo pode ser sinônimo de ineficiência e perda de oportunidades.
Porém, isso pode ser solucionado por meio de uma ferramenta que facilite a comunicação e o compartilhamento das informações relacionadas aos serviços prestados. Dessa forma, além de os chamados poderem ser atendidos prontamente, o gestor de TI passa a acompanhar todos os trabalhos realizados e o tempo que cada um deles levou para ser concluído.
Distribuição de recursos
Essa é uma preocupação que não precisa existir se a parceria for com uma empresa de outsourcing de TI bem estruturada e confiável. Nesse caso, voltamos para a questão da estrutura do parceiro de negócios.
Por ser especializado no atendimento das demandas da tecnologia da informação e comunicação, os recursos necessários (mão de obra, ferramentas, tecnologias, entre outras) são suficientes para suprir os chamados realizados.
Como se vê, contar com boas empresas de outsourcing de TI é uma excelente opção para empresas que buscam aumentar a eficiência operacional, reduzir custos e tornar a execução das atividades mais especializadas — enquanto se direciona as estratégias para a otimização do core business. O resultado disso envolve um desempenho superior em todos os aspectos e a satisfação dos colaboradores das outras áreas.
