Boas práticas do arquivamento de documentos nas pequenas e medias empresas
Ainda que subestimada pela maioria das pequenas e médias empresas, manter o arquivamento e a gestão de documentos de qualquer organização em ordem é especialmente importante para minimizar alguns eventos prejudiciais aos negócios. A dificuldade de encontrar informações, autuações fiscais por falta de apresentação de documentos ou mesmo danos financeiros ocasionados por cobranças indevidas pagas indevidamente são apenas alguns desses eventos.
Confira algumas práticas para ter um arquivamento de documentos sempre operacional:
Faça um inventário dos documentos da empresa
Para implementar um sistema de arquivamento eficiente dentro de qualquer empresa é necessário inventariar e classificar todos os documentos, sejam eles físicos ou digitais. Dependendo do tamanho da organização e da burocracia interna, essa tarefa pode tomar muito tempo e exigir uma equipe de profissionais.
Grandes corporações normalmente contratam esse serviço de consultorias especializadas, que também identificam o nível de importância e a especificidade de cada documento, além da validade do mesmo e tempo sugerido de guarda para cada arquivo.
Digitalize os documentos impressos
Manter documentos impressos é estar sujeito a deterioração dos mesmos pela ação do tempo e possíveis extravios. Além disso, dependendo do volume de papel gerado, a localização física de um documento qualquer será sempre mais complicada do que ter o mesmo digitalizado e um sistema de gestão eletrônica de documentos funcionando.
Alguns documentos devem ser mantidos
Apesar da exigência legal que alguns documentos contábeis, trabalhistas e fiscais devem ser mantidos na forma impressa, ter também uma cópia digitalizada desses dados num servidor ou storage facilita muito quaisquer pesquisas futuras.
Além disso, nesse grupo também estão incluídas as promessas de compra e venda, contratos de financiamento e todos os comprovantes de pagamentos imobiliários que foram efetuados. A guarda desses documentos impressos também é necessária como uma forma de precaução quanto a potenciais demandas jurídicas que possam surgir.
Crie regras para o acesso aos documentos
Tanto documentos impressos quanto os digitais precisam de locais apropriados para serem armazenados. Por isso, escolher corretamente os espaços físicos (ou lógicos) destinados à guarda documental é muito importante. Após identificar o melhor local de arquivamento para os documentos impressos, selecionar funcionários que terão acessos aos papéis bem como criar regras de acesso e de manuseio aos dados garante maior integridade e a segurança do acervo.
Documentos armazenados digitalmente em sistemas de armazenamento como os storages NAS fabricados pela Qnap possuem um sistema de autenticação individual por usuário através de login e senha, além de registrar todas atividades através da criação de um arquivo de log.
Além disso, empresas como a Seagate tem disponibilizado uma série de produtos voltados para a proteção da informação, como hard disks que armazenam dados com criptografia incorporada ou com recursos para descarte que minimizam o risco de espionagem industrial.
Organize os documentos por assunto e em ordem crescente
Organizar e armazenar documentos por assunto e ordem cronológica é sempre uma boa prática. Registros contábeis físicos com arquivos XML, guias de recolhimento de tributos, fluxos de caixa, balanços e outros documentos gerados periodicamente devem ser mantidos de acordo com o tipo e data, preferencialmente em pastas distintas.
Para quem faz o arquivamento de documentos contábeis em sistemas de armazenamento como storages e não dispõe de um software de GED, a dica criar pastas e subpastas com um nome especifico para cada documento, preferencialmente atribuindo nomes aos arquivos que facilitarão a localização da informação. Um exemplo seria atribuir a um arquivo o nome de “balanço-patrimonial-2017.pdf” para armazenar a apuração contábil desse exercício.
Crie uma tabela para descarte de documentos
Ao montar uma tabela e determinar por quanto tempo cada documento deve ser mantido, evita-se que recibos, comprovantes de pagamentos e contratos sejam descartados antes do prazo devido. Essa tabela é importante porque orienta os responsáveis pelo descarte dos arquivos para cumprir a legislação vigente.
Alguns documentos trabalhistas como compensação, pedido de demissão devem ser guardados por pelo menos cinco anos. Alguns comprovantes previdenciários ainda exigem a guarda de pelo menos 30 anos!
Planeje corretamente o espaço de arquivamento
É muito comum que administradores não quantifiquem corretamente sua própria capacidade de produzir contratos, recibos, notas fiscais, registros de folha de pagamento ao longo do tempo.
A maioria dos espaços alocados para o arquivamento de documentos não preveem corretamente o volume de produção de novos documentos, principalmente na realidade das pequenas e médias empresas. O problema é que aquele espaço inicialmente destinado ao arquivamento transforma-se, quase invariavelmente, numa área completamente insalubre.
Utilize massivamente o arquivamento digital
Diante da grande capacidade de criação de novos documentos, evite a todo custo manter registros impressos de atividades operacionais não obrigatórias. Nossa sugestão é somente imprimir documentos que não possam ser mantidos no formato digital. Além disso, digitalizar e manter documentos como recibos antigos, comprovantes assinados e outros documentos para o formato digital elimina a exigência de espaço, é mais seguro e gera economia de tempo e dinheiro.
Mantenha seu backup sempre funcionando
A não apresentação de documentos como arquivos XML da secretaria da fazenda (NF-e), livros fiscais ou a falta de comprovantes dos pagamentos à funcionários podem gerar pesadas multas à empresa. Mesmo a melhor a solução de GED necessita de um alvo de armazenamento confiável.
Como a maioria das empresas é reativa, é comum encontrarmos o arquivo morto digital de grandes empresas armazenados em servidores e sistemas de armazenamento obsoletos. Como esses equipamentos quase sempre são bombas-relógios prontas para explodir, mantenha seu sistema de backup sempre atualizado.
Como fazer o arquivamento de documentos na minha empresa?
Storages NAS são sistemas de armazenamento conectados à uma rede local que possibilitam armazenar e organizar arquivos, servindo como área de armazenamento de fácil acesso para as informações pouco utilizadas.
Implementar um NAS para alguns processos de arquivamento de documentos pode facilitar muito o trabalho de manter os dados pouco acessados ou inativos sempre disponíveis e fora do sistema principal de armazenamento. Traga seu projeto e tire suas dúvidas, somos especialistas em sistemas de armazenamento de dados.
