Conceito
A assinatura digital nada mais é que um recurso capaz de substituir a assinatura física em determinados documentos. Também chamada de firma digital, o método criptográfico é uma excelente maneira de assinar papéis que circulam em meio digital, como os documentos em PDF, por exemplo.
Vale lembrar que, desde que devidamente certificadas, as assinaturas digitais são tão válidas quanto as físicas e podem trazer diversas vantagens às partes envolvidas.
Assinatura Digital X Assinatura Eletrônica
Não é raro que ambos os métodos de certificação eletrônica sejam confundidos, até porque os conceitos têm certa relação. Assim, é importante esclarecermos suas semelhanças e diferenças para que não haja nenhum equívoco no entendimento do artigo.
De modo geral, podemos dizer que a assinatura digital é uma das formas existentes de assinatura eletrônica. A assinatura eletrônica é um conjunto de mecanismos juridicamente válidos para a assinatura de documentos virtuais. Ela é utilizada em uma gama maior de documentos substituindo a assinatura física, como contratos de aluguel e operações bancárias, por exemplo.
Já a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que utiliza da criptografia para associar o autor ao documento. Seu uso é necessário em certidões mais específicas, como na emissão de notas fiscais eletrônicas, procurações, apólices de seguro, entre outros documentos eletrônicos.
Outro conceito bastante confundido com a assinatura digital é a digitalização de assinatura, sendo importante compreender que são métodos completamente diferentes. A assinatura digital está associada a um certificado digital e tem validação jurídica. Já a digitalização da assinatura diz respeito a uma simples assinatura física, em papel, que foi escaneada (ou seja, passou por um processo de digitalização).
Certificação da Assinatura Digital
Antes de mais nada, é essencial destacar que toda assinatura digital está ligada a um certificado digital. Este certificado, obrigatório desde 2017 a todas as empresas com mais de 3 funcionários, funciona basicamente como uma carteira de identidade no meio virtual.
Válido tanto para pessoas físicas quanto jurídicas, ele carrega informações como nome, endereço de e-mail, prazo de validade do documento e, enfim, a assinatura digital.
Para que o documento digital tenha validade legal, é imprescindível que o serviço de criação da assinatura digital seja realizado por um terceiro confiável que emita o certificado – as chamadas Autoridades Certificadoras. Também é necessário que o documento seja certificado pela ICP-Brasil, conforme institui o artigo 10 da Medida Provisória nº 2.200-2.
Como prevenção de possíveis fraudes, a comprovação de que a mensagem recebida pelo destinatário foi a mesma enviada pelo emissor só é validada caso a assinatura digital siga os seguintes requisitos:
- Autenticidade – que exclui quaisquer dúvidas de que a assinatura foi realizada pelo autor;
- Integridade ou Imutabilidade Lógica – onde a assinatura se torna inválida caso haja qualquer mudança na mensagem, como a simples inserção de um espaço a mais entre duas palavras;
- Não-repúdio ou Irretratabilidade – em que o remetente não pode refutar a autenticidade da mensagem;
- Validade Jurídica – garantida quando o certificado e a assinatura são emitidos de acordo com as exigências legais mencionadas anteriormente.
Quais são as vantagens de utilizar a Assinatura Digital?
Como pudemos perceber, a emissão do certificado digital e, consequentemente, da assinatura digital, não é o processo mais prático do mundo. Mas, garantimos que as vantagens que a medida reflete no dia a dia da empresa são compensadores. Entre os principais benefícios da assinatura digital estão:
Praticidade
Em comparação à metodologia tradicional, onde contratos precisam ser passados de mão em mão por todos os assinantes, o documento que aceita assinatura digital sai na frente. Não há necessidade de esperar que cada assinante leia o conteúdo do documento para que o mesmo possa ser repassado a outra pessoa, ou de enviar cópias para todas as partes envolvidas.
Tal método fica ainda mais complicado quando as partes ficam em diferentes cidades, estados ou até mesmo países. Com a assinatura digital, todo o processo pode ser realizado em apenas alguns minutos. Ou seja, a assinatura digital contribui para que menos tempo seja perdido com o método manual, podendo ainda aumentar a produtividade da empresa.
Segurança
É seguro dizer que a assinatura digital é mais confiável que a física, dado que uma assinatura feita à caneta é facilmente copiada e fraudada, e sua contestação envolve um processo bastante burocrático e demorado.
Já a assinatura digital tem autoria incontestável, garantida pelos requisitos já citados. Tais premissas são asseguradas pela chave privada de cada autor, com informações criptografadas ligadas única e exclusivamente a ele.
Economia
Menor gasto com impressão de papéis, com remessas de documentos, armazenagem, reconhecimento de firma e gestão de documentos.
A economia resultante do uso de assinaturas digitais pode ser percebida nos mais diversos âmbitos da empresa. Assim, a quantia antes utilizada para estes fins pode ser aplicada em esferas empresariais que realmente necessitam de melhorias. Dessa forma, podemos dizer que a assinatura digital também é uma excelente maneira de contribuir com uma expressiva redução de gastos do negócio.
Sustentabilidade
Segundo informações da organização mundial Water Footprint Network, uma simples folha de papel A4, modelo mais utilizado para a emissão de documentos oficiais, utiliza cerca de 10 litros de água para ser fabricada. Além deste triste dado, um tronco inteiro de eucalipto é capaz de gerar apenas 7.550 folhas de papel, em média.
É só fazer as contas. Não é preciso ir muito longe para perceber o quanto precisamos reduzir, dentre outras formas de degradação ambiental, o uso de papéis em nosso dia a dia. Ou seja, além dos benefícios já mencionados, a assinatura digital é também uma excelente maneira de incluir medidas sustentáveis na rotina da empresa.
