A Transformação Digital não é um clichê como algumas pessoas pensam, muito pelo contrário, o termo ainda causa muita confusão quanto a real empregabilidade do seu conceito. As pequenas e médias empresas, por exemplo, estão cada vez mais empenhadas em aderir novas tecnologias, entretanto, é necessário que fique claro algo muito importante: a transformação digital vai muito além do que apenas a digitalização de processos e documentos. O seu conceito é muito mais amplo e profundo, pois, é uma transformação de ideia e modo de operação. Hoje as ferramentas tecnológicas conseguem trazer progresso para mudar de fato a vida das pessoas, trazendo para o ambiente de trabalho muito mais eficiência, produtividade e, consequentemente, rapidez e velocidade na prestação de serviços. Dito isso, é exatamente nesse ponto de discussão que trazemos em pauta a modernização dos cartórios, através de um assunto que está tirando o sono de muitos registradores civis: o Provimento nº 74/2018! Você sabe do que estamos falando? Então confira nosso artigo:
O QUE É O PROVIMENTO 74/2018?
Desde o dia 1 de agosto de 2018, está em vigor o Provimento 74, que foi desenvolvido pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ). O Provimento é uma norma a ser atendida por todos os serviços notariais e de registro do país, que visa estabelecer padrões mínimos de tecnologia da informação necessários para promover a segurança, a integridade e a disponibilidade de dados para a continuidade da operação dos serviços. Sendo assim, todos os cartórios de notas e registros precisam se adequar, implantando medidas de segurança da informação relacionadas a preservação de dados.
DIVISÃO DE CLASSES DE SERVENTIAS E SEUS REQUISITOS MÍNIMOS
É importante destacar que as recomendações do CNJ são diferentes para cada porte de cartório. No Brasil, nós temos três categorias de serventias de serviço:
- Classe 1: serventias com arrecadação de até R$ 100 mil por semestre – essa categoria corresponde a 30,1% dos cartórios em atividade no Brasil.
- Classe 2: cartórios que registram arrecadação entre R$ 100 mil e R$ 500 mil por semestre – o que corresponde a 26,5% das serventias em atividade no Brasil.
- Classe 3: serventias com arrecadação acima de R$ 500 mil por semestre – o que representa 21,5% dos cartórios em atividade no Brasil.
Basicamente, estes são os requisitos mínimos exigidos para que os cartórios planejem as mudanças estabelecidas no Provimento 74/2018:
- Energia estável;
- Nobreak com autonomia de mínimo 30min;
- 2MB de Internet no mínimo;
- Endereço eletrônico (E-mail);
- Local técnico (CPD) isolado dos demais ambientes;
- Armazenamento físico ou virtual;
- Cópias de segurança pela internet (Backup em nuvem);
- Alta disponibilidade dos servidores;
- Impressoras e Scanners;
- Switch para intercomunicação de rede;
- Roteador para conexão interna e externa;
- Softwares licenciados;
- Softwares antivírus e antissequestro;
- Firewall;
- Proxy;
- Banco de dados;
- Pelo menos 2 funcionários do cartório treinados na operação do sistema e das cópias de segurança ou empresa contratada que preste o serviço de manutenção técnica com suporte de pelo menos 2 pessoas.
- Utilizar apenas softwares livres ou com licença comercial ativa.
POR QUE IMPLEMENTAR O PROVIMENTO 74 EM SEU CARTÓRIO?
Independentemente da norma, os negócios precisam evoluir no ponto de vista tecnológico por uma questão de sobrevivência: o que está sendo proposto são padrões mínimos de tecnologia quando comparado com o mercado. Ou seja, os recursos que trouxeram os cartórios até aqui, não vão suprir às demandas futuras, por uma questão mercadológica. Em primeiro lugar, toda empresa necessita estar em conformidade com às necessidades e exigências do seu bem maior, que são os seus clientes.
Com a norma em vigor, o caminho para os avanços é uma ida sem volta. Entretanto, o valor de investimento para adequação do provimento, é o principal problema apontado por gestores e tabeliães dos cartórios para implementação da norma. Pois, além de terem a obrigação de adquirirem novas ferramentas, faz-se também necessário a presença de especialistas para avaliar o cenário e botar em prática os requisitos mínimos.
