Em um mercado cada vez mais competitivo, manter um setor de TI bem estruturado dentro das empresas pode gerar diversos benefícios e ajudar as organizações a se destacarem perante a concorrência.
Como as tecnologias já fazem parte de nossas rotinas, é essencial contar com bons profissionais em seu negócio e ferramentas avançadas.
Seja por reduzir os gastos com a terceirização dos serviços de manutenção, seja por agilizar os processos administrativos e operacionais, ter um setor de TI próprio é uma iniciativa que tem ganhado força.
Saiba, agora, quais são os principais motivos que justificam a implantação de um setor de TI e compreenda qual é o impacto que essa estratégia tem sobre o desempenho de uma empresa na atualidade. Boa leitura!
Entenda a importância estratégica da tecnologia da informação
A digitalização da gestão empresarial é um fenômeno crescente. Graças à evolução tecnológica, os gestores e colaboradores contam uma série de programas e ferramentas capazes de dinamizar e tornar mais eficientes todos os processos administrativos e operacionais.
Assim, para alcançar seus objetivos e se destacar no mercado, as empresas precisam ser capazes de transformar todos os inputs e feedbacks em informações qualificadas, criando um fluxo integrado que respalde o seu planejamento estratégico.
Nesse sentido, contar com um setor de TI próprio, capaz de solucionar os problemas e propor ações que facilitem os processos e, consequentemente, gerem mais lucro para as empresas, constitui uma grande necessidade no mercado atual.
O investimento em um setor de TI permite que as empresas tenham mais autonomia na solução de problemas que possam prejudicar o desenvolvimento de todos os processos amparados pela tecnologia da informação.
Como as relações estão mais dinâmicas e os consumidores mais exigentes, todos os detalhes fazem a diferença para a obtenção de resultados positivos. Acessar informações rapidamente e com qualidade já não é um diferencial no mercado, e sim uma necessidade.
E isso só pode ser alcançado com um setor de TI adequado às necessidades do negócio. Assim, as organizações passam a ter total controle na organização e na segurança de seus dados, o que aumenta a sua vantagem competitiva e melhora o seu desempenho no mercado.
Conheça os benefícios gerados por um setor de TI
As vantagens geradas por um setor de TI são muitas e podem variar de acordo com a natureza e o tamanho da empresa.
A princípio, soluções como plataformas PABX, redirecionadores de ligações, sistemas de conferência web e outras ferramentas podem simplificar o dia a dia da empresa, tornando os processos mais ágeis e facilitando a comunicação entre os setores, o que aumenta a produtividade.
O atendimento ao cliente, a comunicação interna e o treinamento da equipe, dentre outros aspectos da rotina organizacional, são amplamente beneficiados pela tecnologia aplicada à gestão de negócios.
Veja, a seguir, quais são os principais benefícios que a gestão da informação oferece para as organizações independentemente das suas características intrínsecas.
Mais agilidade na solução de problemas
A dependência de outras empresas para a solução de problemas relacionados à tecnologia da informação pode comprometer o cumprimento de prazos e prejudicar a rotina das organizações.
Ao investir em um setor de TI próprio, as empresas têm mais agilidade para identificar e corrigir as falhas nos processos administrativos e operacionais, atuando de maneira mais rápida e restabelecendo o fluxo de informação.
Para isso, é necessário investir no aparelhamento do setor de TI e na capacitação dos profissionais responsáveis pelo seu funcionamento.
O que se apresenta, inicialmente, como gastos, trará bastante retorno na medida em que a empresa não precisará mais de fornecedores ou técnicos externos. Infelizmente, nem todos os diretores têm esse pensamento.
De uma forma bem simples, todo investimento realizado na melhoria dos seus processos gera redução de despesas e aumento de produtividade a longo prazo. Ao tomar essa atitude, você mostra ao mercado que é empreendedor e que tem uma visão projetada ao futuro.
Mais economia e redução de custos
Gastar menos e de forma mais eficiente é um desafio para as empresas, sobretudo quando se fala em gestão automatizada. Em todos os setores, os empresários buscam novas práticas e metodologias para otimizar as etapas de produção e eliminar perdas.
Por isso, manter um setor de TI totalmente operante é uma iniciativa que gera uma grande redução de custos, seja por tornar desnecessária a contratação de terceiros, seja por otimizar o uso dos programas e ferramentas utilizados pela empresa.
Além dessa economia direta, o setor de TI pode ser o responsável por evitar gastos devido a problemas com o vazamento de informações ou com o uso inadequado da internet pela equipe de colaboradores.
Outra questão muito importante também está relacionada à disponibilidade dos seus sistemas e serviços. Quem tem um sistema de TI próprio consegue utilizar uma solução customizada e adaptada às exigências dos seus clientes.
Isso faz com que você não perca tempo com problemas e, caso imprevistos aconteçam, você tem profissionais especializados para solucioná-los.
Mais proteção para dados e informações
A segurança da informação é fundamental para as empresas, tanto pela necessidade de proteger os dados sigilosos de ataques maliciosos quanto pela importância de contar com um sistema de backup plenamente eficaz.
Por outro lado, é preciso implementar outros aspectos da política de segurança, tais como o controle de navegação dos colaboradores ou a proteção contra o salvamento de dados sem permissão.
O setor de TI das empresas pode realizar todas essas funções e também identificar outras demandas, além de atuar de maneira rápida para solucionar os problemas e manter o funcionamento de todos os processos relacionados à tecnologia da informação.
Entretanto, para que possa promover todos esses benefícios e gerar um impacto positivo para a empresa como um todo, o setor de TI precisa ser estruturado a partir de um planejamento que considere alguns aspectos importantes, como você verá agora.
Saiba o que é preciso para estruturar um setor de TI eficiente
Primeiramente, para que o investimento na estruturação do setor de TI possa trazer todo o retorno esperado pela empresa, é preciso contar com profissionais qualificados, com conhecimento atualizado e capazes de administrar todos os processos relacionados ao fluxo da informação na rotina organizacional.
Além disso, é fundamental investir em equipamentos, softwares e dispositivos que atendam a todas as demandas da empresa no que diz respeito à tecnologia da informação.
Também é importante dar atenção especial à estruturação de um banco de dados que permita aos profissionais de TI da empresa desempenharem suas funções de maneira eficiente e descomplicada.
Na verdade, não é apenas o setor de TI que se beneficia de um banco de dados bem estruturado, mas a empresa como um todo.
O backup em nuvem e outras soluções oferecidas pela gestão empresarial informatizada facilitam o desempenho dos colaboradores e a conclusão de todas as tarefas necessárias para o bom funcionamento de todos os setores da organização.
Descubra o passo a passo para a montagem de um setor de TI
Os desafios na rotina de trabalho de um empresário são variados. Quando a empresa cresce muito rápido, muitos perdem o controle da situação e acabam não alcançados os seus objetivos. Problemas estruturais são difíceis e complicados de serem solucionado.
Porém, aqueles que montam um setor de TI com boas premissas enfrentam menos imprevistos. Assim, veja abaixo as melhores práticas sobre o assunto.
Selecione um gestor com experiência
Todos os funcionários de um setor são importantes, mas é fundamental que exista um líder para guiá-los e orientá-los. Dessa forma, escolha muito bem o gestor de sua equipe. Ele precisa ser um profissional experiente e que tenha jogo de cintura.
Apesar de o trabalho ser realizado em frente ao computador, é necessário ter pulso firme para tomar decisões e conviver com os seus colegas de trabalho.
Treine a equipe constantemente
Atualmente, os setores empresariais passam por constantes mudanças. Com a chegada de novas tecnologias, os processos são automatizados e aumentam a qualidade da produção.
Desse modo, é essencial manter toda a equipe atualizada e treinada com as novidades do mercado. Isso mostra que você se preocupa com a qualidade do serviço e que deseja criar boas condições de trabalho para todos.
Portanto, realize treinamentos e palestras para difundir o conhecimento. Por exemplo, ao adotar um novo sistema de gerenciamento, faça com que todos saibam manuseá-la com confiança antes de colocá-lo em completo funcionamento.
Faça também a introdução de novas metodologias gradualmente. Escolha os processos que mais se adéquam às mudanças e analise os seus resultados. Utilize essa situação como exemplo e veja como é possível generalizá-la.
Promova a cultura de inovação
Quando falamos em tecnologia da informação, tratamos de números, códigos, inovações e atividades criativas. Os bons resultados só são alcançados quando todos se sentem confortáveis e livres para inovar e propor novas medidas.
Procure profissionais que tenham uma visão diferenciada e que saiam do comum. Durante o período de trabalho, mostre que os processos internos devem ser realizados de maneira criativa e eficaz.
Como consequência disso, a qualidade do serviço e a satisfação de seus clientes aumentam com facilidade.
Preze pelo diálogo
O que um casamento e o gerenciamento de uma empresa têm em comum? Por mais que essa comparação seja estranha, ambas as situações necessitam de muito diálogo e perseverança.
Quando isso não acontece, os objetivos não são alcançados e as partes envolvidas se desentendem. Portanto, crie um ambiente aberto ao diálogo em que a comunicação seja clara e direta.
Deixe espaço para que todos se expressem e que possam transmitir as suas opiniões. Lembre-se que a solução para um problema que tira as suas noites de sono pode ser encontrada em uma simples conversa durante a hora do café.
Além do mais, esteja aberto para escutar o feedback dos seus colaboradores sobre as decisões que você toma. Como são que eles agem diariamente com os processos, clientes e sistemas da gestão, eles são especialistas no assunto. Avalie-os também e mostre em quais pontos eles estão errando e acertando.
Assim, todos trabalham em conjunto e ficam engajados com os objetivos do negócio.
Analise resultados
Muitos acreditam que a montagem de um setor de TI produtivo é uma etapa momentânea e facilmente realizada. Na verdade, a realidade demonstra que essa atividade é contínua e exige muito esforço e dedicação.
Após preparar a equipe e adquirir as ferramentas e sistemas necessários, você deve acompanhar os resultados obtidos. Com isso, é possível encontrar falhas e gargalos que atrapalham a performance de todos.
Caso você identifique algo de errado, não hesite em tomar alguma atitude e propor uma nova solução.
Isso permite que você sempre mantenha o setor de TI em atualização e com um elevado padrão de qualidade, fazendo com que todos saiam ganhando ao final dos processos.
Saiba delegar tarefas
Um bom líder é caracterizado pela confiança em seus companheiros de trabalho. Tentar acumular tarefas e responsabilidades apenas atrapalha o fluxo de informações e o relacionamento com os colaboradores.
Por isso, delegue tarefas aos seus funcionários e mostre que eles são importantes para o sucesso da gestão. Desse modo, eles se sentem mais engajados e motivados.
Ademais, você ganha mais tempo para cuidar de tarefas mais importantes sobre o negócio e alinha a equipe aos seus objetivos.
Tenha bons parceiros
O mercado está repleto de fornecedores de equipamentos e prestadores de serviço. Porém, nem todos eles possuem a qualidade que a sua gestão necessita. Nessas horas, fazer uma escolha equivocada coloca em risco as suas metas e atrapalhar o funcionamento de suas atividades.
Utilizar apenas a questão financeira para orientar a sua decisão é uma péssima ideia. Uma proposta mais barata do que o valor médio de mercado, na maioria dos casos, é um indício de problemas na qualidade dos produtos.
Portanto, analise muito bem as opções disponíveis e encontre um parceiro que oferece um ótimo custo-benefício e boas formas de pagamento. Não se esqueça de optar por uma solução sob medida, que seja a resposta para os seus problemas operacionais e que tenha um bom serviço de suporte.
Percebe-se que existem vários desafios a serem superados por um empresário de sucesso. Além de acompanhar as mudanças do mercado e negociar com fornecedores, é fundamental ter um setor de TI preparado para solucionar problemas e propor soluções inovadoras.
Boas soluções em telefonia facilitam o fluxo de informação e criam um ambiente sustentável.
Dessa forma, utilize as dicas mostradas acima e veja como é possível obter números positivos, reduzir despesas e aumentar a produtividade de todos, já que o setor de TI interliga todas as etapas do processo produtivo.
