Como em qualquer processo de tomada de decisão, a compra de um novo software empresarial para uma organização deve ser sempre feita com base no máximo de dados e informações possíveis.
Esse investimento nem sempre sai barato. Para valer a pena, um software empresarial precisa trazer mais valor do que custos à empresa. O produto deve atender às demandas da organização e, uma vez adotado, ser abraçado pelos colaboradores.
Portanto, fazer uma compra apenas seguindo tendências pode ser um prejuízo danoso aos processos e resultados da companhia. Neste artigo, listamos 6 dicas para não cometer erros nesta compra.
1. Identifique as demandas da empresa
É a primeira etapa fundamental antes de qualquer compra. Para conseguir enxergar a necessidade de um novo software empresarial, o gestor precisa regularmente ouvir feedbacks dos colaboradores sobre os processos de trabalho e descobrir, com eles, formas de usar a tecnologia para conseguir resultados melhores.
Além disso, também é possível detectar possibilidade de melhorias com o acompanhamento de métricas, indicadores de desempenho e de esforço e outros dados.
Claro, ficar antenado com o que o mercado tem a oferecer é importante, para saber quais são as opções de softwares empresariais disponíveis. Mas a real necessidade de investir em um deles é algo que vai partir da avaliação dos processos e de problemas que podem surgir no cotidiano da empresa.
Um gestor pode, por exemplo, identificar a necessidade em sua empresa de reduzir os custos com telefonia, após avaliar métricas que demonstraram que esses gastos são significativos para as contas no fim do mês.
Após conversar com os colaboradores, ele pode descobrir que é preciso conscientizar sua equipe sobre esses custos. Uma solução seria adquirir um software de monitoramento de telefonia, que pode informar os colaboradores de como eles estão usando os recursos telefônicos da organização e quais limites eles precisariam seguir para economizar.
2. Avalie o custo-benefício do software empresarial
Uma vez que a demanda tenha sido identificada, o gestor poderá dimensionar a melhor solução para a equipe e realizar uma pesquisa no mercado para descobrir quais produtos estão à disposição dentro do perfil desejado.
Essa pesquisa deve retornar com algumas opções capazes de solucionar as demandas da empresa, geralmente com preços diferentes.
Antes de correr logo para opção que pareça mais barata, é necessário fazer uma avaliação mais profunda do custo-benefício para saber qual software empresarial realmente sairá mais em conta.
Algumas soluções têm um preço mais barato para aquisição, mas demandam gastos excessivos na manutenção. Outras parecem caras com um alto investimento, mas podem gerar economia em múltiplos processos e, com isso, se pagam rapidamente.
Nem mesmo uma ferramenta gratuita é garantia de economia, muitas vezes, essa escolha pode sair mais cara que as soluções pagas. Logo, para saber a melhor opção do ponto de vista financeiro, é fundamental avaliar o custo-benefício.
3. Descubra a integração com outros softwares já usados
Não tenha ilhas dentro dos sistemas da sua empresa. Muito tempo e dinheiro podem ser desperdiçados com conflitos de versões, transferências de arquivos e conversão de conteúdo de uma plataforma para outra, além dos desentendimentos que já acontecem entre os setores da companhia.
Mesmo que uma solução pareça ser muito melhor, é importante que ela seja capaz de se integrar com os softwares e sistemas que já estão em uso na empresa.
No processo de tomada de decisão para a compra do software de monitoramento de telefonia do primeiro exemplo, não adiantaria de nada adquirir um produto que não seja compatível com os sistemas telefônicos atuais da organização.
Também seria um desperdício se esse software não tivesse boas opções de integração com o que é usado no setor financeiro, por exemplo.
E, no caso da solução nova ser realmente excelente no seu custo-benefício ou única no que faz, talvez seja o caso de reavaliar as ferramentas já existentes na companhia e considerar a hipótese de uma atualização geral.
4. Verifique o suporte dado pelo fornecedor
Mesmo os melhores softwares apresentam erros de vez em quando. Logo, a disponibilidade e qualidade do serviço de suporte dado pelo fornecedor é algo que deve ser analisado pelo gestor antes de uma aquisição.
Um serviço de suporte rápido e eficiente que atenda 24 horas por dia e sete dias por semana é sempre a melhor opção, mas não deve ser uma exigência em todas aquisições de software empresarial.
Enquanto alguns serviços realmente exigem essa disponibilidade total do suporte, alguns processos podem se contentar com atendimento no horário comercial, por exemplo. Mas em qualquer compra de software, a qualidade do suporte é um item que deve entrar no processo de tomada de decisão.
5.Cheque boas referências de qualidade do software empresarial
Referências são uma forma de evitar uma compra feita às cegas. Mesmo com todos os dados sobre as demandas da sua empresa e muitas informações dos softwares empresariais disponíveis no mercado, é importante saber quais opções dão resultados garantidos.
E uma das formas de conseguir isso é com a experiência de outras empresas com esses produtos. Nessa etapa, vale consultar parceiros, fornecedores e até colaboradores que porventura tenham utilizado um dos softwares elegíveis enquanto trabalhavam na concorrência.
Boas referências são cruciais para o processo de tomada de decisão: existem soluções no mercado que prometem muito e não cumprem nada; outras entregam um bom produto mas falham no suporte. Melhor do que sentir essas decepções na prática é se aproveitar da experiência colateral de terceiros.
6. Confirme a aquisição com o time antes da decisão final
Depois de passar por todas essas etapas, é esperado que o gestor já tenha reunido todas as informações necessárias para tomar a melhor escolha. Mas, antes da decisão final, vale a pena voltar ao primeiro passo e conversar mais uma vez com os colaboradores que terão seu trabalho diretamente afetado pela nova ferramenta.
Esse é o momento que o gestor apresenta ao time a solução escolhida para suprir a necessidade identificada no começo desse processo. É importante essa última confirmação para ter a certeza que o software empresarial atenderá as expectativas da equipe e da empresa.
Nem sempre é possível encontrar uma ferramenta ideal que se encaixe totalmente nas demandas escolhidas pelos colaboradores: o mais comum é optar por um produto no mercado que seja capaz de atender a maior parte dos requisitos e tenha algumas características que vão além do planejado.
Logo, para não correr o risco de investir em um software empresarial que seja rejeitado pelos seus colaboradores, a dica é ter a aprovação do time antes de efetivar a aquisição.
