Sabemos das dificuldades dos escritórios de contabilidade em lidar com as diversas ferramentas e aplicativos tecnológicos que foram disponibilizados para ajudar na vida do contador, mas que vez e outra apresentam problemas e, por isso, necessitam de um suporte técnico que possa auxiliá-los.
Independente se for um profissional de confiança, um parceiro de TI ou uma equipe de TI interna, uma coisa em comum é que quem for prestar suporte para sua empresa precisa ser tecnicamente qualificado e, em muitos casos, certificado pelos fabricantes e fornecedores de TI.
É fundamental que seu suporte entenda de empresas de contabilidade, como configurações de certificados digitais (A1 e A3), de segurança, programas contábeis, integração com prefeituras, receita federal, etc.
Entretanto, o ambiente de TI desse tipo de empresa se torna semelhante a diversas outras em muitos aspectos, necessitando de rotinas de TI comuns, mas que se não executadas com atenção e qualidade, podem acabar comprometendo todo o seu negócio.
Por isso, neste post listamos 5 dicas de TI que são essenciais para tornar as rotinas do seu escritório de contabilidade mais eficientes e seguras. Confira!
1 SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
Os dados dos clientes são ativos preciosos dentro de um escritório de contabilidade. Guias de impostos, folhas de pagamento, SPED, RAIS e muitos outros documentos, dados e informações precisam estar constantemente protegidos.
Por isso, é necessário que seu prestador de serviços em TI estruture uma política de segurança cibernética excelente, usando estratégias e softwares de qualidade.
Apenas um bom antivírus não garante a segurança. É necessário utilizar senhas fortes para proteção à porta de entrada e contar com ferramentas de monitoramento 24×7 que alertam diante de comportamentos incomuns e tentativas de acesso suspeitas ao seu ambiente de TI.
No entanto, a segurança é um assunto delicado e pode ir muito além se sua empresa deseja estar realmente segura no ambiente digital. As soluções para esse problema podem ser desde autenticação multifatorial, antivírus, appliance firewall, filtragem web, AntiSpam, auditorias de segurança, entre outros.
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2 BACKUP
Falhas em equipamentos, quedas de energia, ataques cibernéticos, desastres naturais ou simplesmente um erro humano são alguns dos fatores que podem ocorrer em uma empresa e causar perda de dados.
Quando um escritório contábil passa por um período onde há perda de informações, as penalidades podem ir muito além da perda de confiança dos seus clientes, pode haver desde tributações arbitrárias até a impossibilidade de concorrer à importantes licitações.
Além do backup físico realizado em servidores locais, hoje já podemos contar com os serviços de backup em nuvem, uma forma muito mais segura e econômica que irá complementar as estratégias de segurança da sua empresa. Devido ao grande volume de dados que um escritório de contabilidade administra no dia a dia, é necessário que se tenha uma alternativa para alocar os dados mais importantes na nuvem, com redundância e segurança reforçada, trabalhando em conjunto com o servidor do seu escritório.
3 PRODUTIVIDADE E MOBILIDADE
Hoje as empresas têm à disposição muitas ferramentas que as auxiliam a ganharem mais produtividade e mobilidade como, por exemplo, os serviços de armazenamento de arquivos em nuvem e comunicação entre equipes do Office 365.
Utilizar ferramentas online é essencial para garantir que o trabalho não seja interrompido mesmo quando as pessoas estiverem fora do escritório. Acessar todos os arquivos e aplicativos pelo celular e notebook de qualquer lugar, ou então pelo computador de casa, pode ser essencial para cumprir prazos com maior flexibilidade. E independente do local onde você estiver, essas ferramentas proporcionam maior produtividade, de forma individual ou colaborativa.
4 ACOMPANHAMENTO PREVENTIVO
Se não há acompanhamento, pode ter certeza de que o tempo de vida útil da infraestrutura de TI será reduzida.
É importante acompanhar equipamentos e softwares desatualizados e estabelecer um calendário de manutenções preventivas, ferramentas de monitoramento 24×7 em tempo real por meio de alertas e acompanhamento da saúde da infraestrutura de TI.
São itens essenciais para prolongar a duração dos seus ativos de TI além de fazer possível saber antecipadamente os problemas e resolvê-los antes mesmo que afetem os colaboradores ou interrompa/prejudique o seu negócio.
5 TERCEIRIZAÇÃO DA TI
Lidar com os assuntos do seu negócio e ainda ter que resolver os problemas de tecnologia pode massacrar sua produtividade e sua energia, além de atrapalhar a rotina de trabalho dos seus funcionários.
Repasse essas tarefas para um verdadeiro parceiro de TI. A empresa contratada deve ser ágil e capacitada para saber resolver os mais diversos tipos de problemas, preocupada em fazer uma avaliação precisa das necessidades do seu escritório e estratégica para sugerir soluções que se adequam à sua demanda.
Dessa forma, não há estresse, contratações e nem compras desnecessárias, o que deve refletir diretamente na redução dos seus custos.
Prestar suporte, ser consultivo e assumir a responsabilidade pela gestão da TI tem que ser encarado como um trabalho sério pelo fornecedor de serviços de TI, que deve entender a história e o rumo da empresa para poder então propor melhorias e apresentar inovações que aumentem a performance, diminuam riscos e promovam economia .
Sem surpresas, os Serviços Gerenciados de TI para escritórios de contabilidade da MDF Technology agrega valor ao crescimento do seu negócio, além de possibilitar um planejamento financeiro mais assertivo e preparar o seu escritório para lidar com qualquer imprevisto, garante a gestão segura dos dados. A nossa equipe de experts está pronta para atender os mais diversos tipos de demanda, desenvolvendo soluções inteligentes e sob medida, que atendam especialmente as necessidades da sua empresa para que você possa estar sempre tranquilo e focado apenas nos assuntos relacionados ao seu negócio!
